О вреде курения в касумкенте. Вред курения для организма человека

Неотъемлемой частью работы многих организаций является деловая переписка, которая имеет много правил и особенностей. Не только секретари, но и другие работники должны уметь составлять письма для контакта с партнерами и другими сотрудниками.

Понятие деловой переписки

Под этим термином понимается обмен коммерческой и деловой информацией. Существует определенный этикет деловой переписки, которому даже обучают на специальных курсах. Составляться письмо должно по правилам, поскольку оно будет создавать, и поддерживать репутацию компанию, а еще формировать серьезное отношение к организации. Деловое письмо с технической точки зрения является инструментом, направленным на улучшение взаимодействия между разными компаниями или подразделениями.

Виды деловой переписки

Существует несколько видов документов, причем каждый из них содержит свои правила оформления и подачи. Основы деловой переписки используются и при общении через e-mail. Специалисты выделяют такие виды деловых писем: благодарственные, запросы, требования, извинения, опровержения, поздравления и соболезнования. Кроме этого, есть коммерческие письма, к которым относят претензии, отказы, напоминания, гарантии и так далее.

Как правильно вести деловую переписку?

При оформлении письма важно уделять внимание всем деталям. Описывая правила деловой переписки, стоит обратить внимание на такие аспекты:

1. Если пишете письмо, в котором нужно ответить на определенные вопросы, заданные автором, тогда уместно будет цитировать каждый из них в отдельности. Для этого используйте нумерацию и разбивайте текст на абзацы.
2. При составлении письма нужно кратко прокомментировать все прикрепленные или вами, или собеседником документы. Это важно для того, чтобы получатель сразу понял всю суть письма.
3. Подписывать письмо должен руководитель и обязательно ставится печать.

Правила ведения деловой переписки

Ошибки при составлении деловых писем недопустимы, поэтому важно знать основные правила их составления:

1. Не используйте слова, значение которых неизвестны или же проверяйте их толкование, используя словарь.
2. Ведение деловой переписки исключает применение специфической терминологии, поскольку некоторые слова для адресата могут быть неизвестными. Если подобные термины используются, тогда давайте их объяснение.
3. Излагайте мысли короткими предложениями, чтобы не терялась основная суть.
4. Если не знаете русский язык досконально, тогда лучше предварительно наберите текст в редакторе или в документе на компьютере, чтобы проверить орфографию.
5. Деловая переписка не допускает использования разговорных слов, литературных оборотов и так далее. Перед отправкой письма проверяйте его на ошибки и опечатки. Лучше совершить повторную проверку через время.

Начало письма в деловой переписке

Сначала в структуре письма находится «шапка», которая содержит должность и ФИО адресата. Особенности деловой переписки включают стандартное обращение «Уважаемый», которое в большинстве случаев пишут по центру листа. Если человек незнаком, то пишут перед фамилией слово «господин». Первый абзац (преамбула) включает цель и причину письма. После его прочтения адресат должен понять основной смысл обращения.

Просьба в деловой переписке

Один из популярных видов деловой корреспонденции – письмо-просьба. Это может быть тактичный запрос или дипломатическое требование по текущему вопросу. Навыки деловой переписки важны для составления просьб, поскольку они должны побудить адресата к действиям, необходимым для автора. Есть определенные правила для составления письма:

1. К адресату следует обращаться персонально, соблюдая основы делового этикета.
2. Чтобы объяснить адресату, причину обращения, можно сделать ему комплимент, отметить деловые или личные качества и заслуги.
3. Аргументируйте просьбу и заинтересуйте адресата в ее выполнении. Проблему следует описать максимально лаконично и ясно.
4. После того как просьба будет изложена, ее следует видоизменить и повторить еще раз, делая акцент на потенциальных выгодах.

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Письмо-напоминание используют, когда нужно напомнить об исполнении взятых обязательств, соблюдении норм закона, приближении важного мероприятия и так далее. В большинстве случае перед ним применяют устное напоминание. В итоге письмо служит неким доказательством произведенного действия. Напоминание в деловой переписке включает в себя:

1. Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
2. Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
3. Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
4. Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Одним из самых сложных в составлении является письмо-извинение, благодаря которому нужно одновременно извиниться и сохранить лицо компании. Кроме этого, оно направлено на восстановление испорченных отношений. Деловая переписка указывает на такие особенности извинения:

1. В структуру письма включено указание получателя, тема отправления и обращение.
2. Можно не указывать исполнителя, поскольку подписывать все будет руководство.
3. Фразы-извинения в деловой переписке не должны быть явными и тема письма должна быть нейтральной или же вообще отсутствовать.
4. Эффект, которого нужно достичь – чистосердечное извинение и осведомление о случившемся, то есть указание причины неприятной ситуации.

Правила деловой переписки по электронной почте

Все правила, указанные ранее актуальны и для электронной переписки, но здесь все же есть ряд особенностей:

1. Рабочий e-mail нужно использовать исключительно для служебной переписки, поскольку все письма сохраняются на сервере, и их сможет прочитать другой человек.
2. Деловая переписка по электронной почте подразумевает использование читабельного шрифта и лучше всего выбирать Arial или Times New Roman. Размер букв должен быть средним. Не должно быть в тексте Caps Lock, восклицательных знаков и специальных символов. Допускается выделение определенных фраз курсивом или жирным шрифтом, но используйте это только при реальной необходимости.
3. Для лучше читабельности применяйте подзаголовки, но учтите, что их количество не должно быть большим, так, максимуму – 3-4 шт. Один абзац не должен быть длиннее четырех строк.
4. Этика деловой переписки по электронной почте не допускает того, что поле «тема» останется пустым. Напишите здесь суть письма, которая должна быть конкретной, информативной и краткой.
5. В конце нужно обязательно оставить подпись и контактную информацию, и это не должно занимать больше шести строк. Используйте такую структуру: «С уважением», фамилия и имя, название компании, телефон e-mail и адрес сайта.
6. В деловой переписке уместно использовать фирменный шаблон в своем корпоративном стиле. Благодаря этому можно будет выделиться среди других и при этом соблюсти правила деловой переписки. Важно не забывать о том, что письмо может читаться не только на экране компьютера, но и на телефоне, поэтому шаблон должен быть оптимизирован под разрешение разных экранов.

Книги по деловой переписке

Чтобы лучше разобраться во всех тонкостях составления делового письма, можно прочитать полезную литературу. Хорошими считаются такие произведения:

1. «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты » С. Карепина. Автор объясняет, что такое деловой стиль переписки, как правильно оставлять разные виды писем и отчеты.
2. «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха ». Автор описывает формы деловой переписки и предлагает инструменты, помогающие сделать общение более эффективным. Здесь можно найти полезные советы и хитрости.

Деловое общение невозможно представить без ведения переписки, так как личная встреча для решения вопросов сотрудничества не всегда возможна. Большинство насущных проблем деловая корреспонденция

Деловое общение невозможно представить без ведения переписки, так как личная встреча для решения вопросов сотрудничества не всегда возможна. Большинство насущных проблем деловая корреспонденция помогает решить в короткие сроки, но несоблюдение правил этикета или алогичное построение письма могут навредить партнерским отношениям или оттолкнуть потенциального клиента. Как и в официальных переговорах, здесь существуют определенные правила: оформление письма и стиль общения.

Общие правила ведения деловой переписки

Каждый из нас как минимум несколько раз в жизни писал формальные письма и записки. Где бы мы ни были и чем ни занимались, - в любой сфере имеет место своя деловая переписка, которую необходимо вести с целью выяснить какие-то моменты, уточнить информацию, задать вопрос и так далее. Если раньше такое явление было чаще распространено в бумажных заявлениях и пересылке писем начальству (а также деловым партнерам), то сегодня эта категории более широко распространилась в окружающей нас среде.

Знать, как правильно ведется деловая переписка, нужно даже в том случае, если вы просто делаете заказ в каком-нибудь интернет-магазине и хотите общаться с его представителем.

В этой статье мы опишем некоторые основные моменты, из которых состоит деловое общение. Мы обратим внимание на то, какие нюансы следует учитывать при обмене письмами со своими партнерами; чем нельзя пренебрегать, если не хотите показаться собеседнику некомпетентным и невежливым, а также вспомним правила, которые следует соблюдать в любой ситуации.

Где применяется

Очевидно, что чаще всего деловая переписка используется в рабочем процессе. Если вы работаете в компании, то вы однозначно столкнетесь с необходимостью составлять такой вид корреспонденции. Поскольку речь идет о бизнес-моментах, нетрудно понять, что и стиль письма должен быть соответствующим - максимально формализованным и официальным.

От того, насколько качественно вам удастся наладить ведение деловой переписки, зависит дальнейшее впечатление сотрудников компании, куда отправляется письмо, о вас и вашей фирме. Поэтому к процессу написания текста и его оформлению следует подойти максимально ответственно.

В первую очередь, если вы ищете, как ведется деловая переписка, мы рекомендуем ознакомиться с нашей инструкцией. В ней мы, как уже было отмечено выше, приведем как какие-нибудь теоретические моменты, так и практические вопросы. В конце статьи постараемся привести некоторые примеры оборотов, которые являются типичными для формального стиля письма. В конце концов, используя базу из этой статьи, вы сможете самостоятельно составлять качественные тексты для дальнейшего общения с контрагентами.

Виды корреспонденции

Сразу же, рассуждая о том, чем является деловая переписка, хотелось бы обратить внимание на ее виды. Так, можно выделить письмо-запрос и, соответственно, письмо-ответ; письмо информационного характера (чаще всего направляется клиенту); благодарственное (в знак благодарности за оказанную услугу), письмо-уведомление, напоминание, предупреждение; письмо рекомендационного характера; гарантийное и сопроводительное письмо. На самом деле это - лишь самые часто используемые типы, из которых состоит как реальная, так и электронная деловая переписка. Следовательно, с ними мы и будем встречаться на практике чаще всего.

Структура

Логично, что для более удобной организации в написании любого письма нам было бы полезно работать с его некой структурой или планом. Это позволит вам разбить задачу на более мелкие этапы, выполнить которые гораздо проще. Например, продумайте линию своего письма так, чтобы охватить те темы, которые вам нужно изложить максимально точно. Скажем, если вы пишете вопрос о том, какой ценой обладает та или иная продукция, постарайтесь кратко изложить мотив: зачем вы пишете в компанию (поскольку вы хотите приобрести или заказать тот или иной товар); проясните главную цель (узнать, во сколько вам обойдется заказ 10 единиц товара с определенными опциями). Наконец, уточните, в какой форме вы хотели бы получить расчет, и спросите, делается ли скидка на такой объем продукции.

Разумеется, эта информация и без того очевидна - просто следует логически разобрать, что вы хотите написать. Кроме того, нельзя забывать и об оформлении и требованиях. Детальнее об этом расскажем дальше.

Требования к письму

Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации. Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным - в таком случае его могут просто проигнорировать. Если не получается сократить информацию сразу - сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.

Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.

В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда - чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.

Переписка на английском

В некоторых случаях вести переговоры следует на английском (или любом другом, кроме русского) языке. Это нормально, особенно если имеют место взаимоотношения с иностранными контрагентами. Примечательно, что правила деловой переписки действуют относительно любого языка: отличаться могут разве что стилистические обороты. Ваша задача заключается в том, чтобы подобрать наиболее подходящий к ситуации, в которой оказались вы и ваш партнер (собеседник).

Деловая переписка на английском языке, безусловно, требует владения им на достаточно высоком уровне, поэтому, если это не о вас, рекомендуем обратиться к профессиональным переводчикам. Важно, чтобы перевод осуществлял человек, владеющий специализированной речью, которая входит в язык деловой переписки.

Пример. Вступление

Очень важно в любом разговоре то, как вы его начнете. В этом плане этикет деловой переписки ничем не отличается от живого общения: первым делом нужно поприветствовать собеседника и как-то ввести его в разговор. Приветствием может быть стандартное “Здравствуйте”, а вот вступление должны быть более индивидуальным. Например, можно указать краткую цель своего письма (“Обращаемся к вам с тем, чтобы уточнить некоторые сведения о вашем продукте. В первую очередь нас интересует стоимость модели “А1”). Другой вариант: “В качестве продолжения нашего телефонного разговора о модели “А1”, пишу вам с вопросом о стоимости данного продукта”). Также можно просто описать свою ситуацию: “Пишу вам по той причине, что в 2010 году в нашу компанию обратился ваш партнер, предлагающий от вашего имени начать сотрудничество в данной сфере”.

Изложение материала

Далее за тем, как вы написали некоторое вступление в своем письме, следует сделать уточнение по поводу того, зачем вы пишете. Например, после того, как задали вопрос о цене товара, уточните, что вас интересует. Можно написать так: "Мы бы хотели заказать N-ное количество единиц продукции при условии доставки ее по адресу X". В случае с продолжением телефонного разговора, можно излагать ваш запрос - зачем вы написали человеку после того, как поговорили с ним по телефону (скажем, чтобы подтвердить намерение осуществить сделку): "А именно: нам интересен товар N при условии, что он будет поставляться с опцией X". Если же брать во внимание третью версию, можно также начать развивать тему вашего желания сотрудничать с компанией. Опишите, что это в ваших интересах, и что партнер получит какую-то конкретную выгоду от взаимодействия с вами, если согласится на него: "Вам будет интересно знать, что курс нашей компании изменился, после чего стал еще ближе к интересам вашего бизнеса".

Предложение

Любая деловая переписка (примеры, которые мы приводим, также обязательно имеют такое свойство) требует логичной последовательности. Если сначала вы писали о том, зачем пишете, то далее следует конкретизировать и расширять эту мысль. Укажите, что вы хотели бы от собеседника более широко - возможно, нарисуйте ему перспективу выгоды от согласия работать с вами. Эта часть, по всей логике, должна быть “пиком” вашего письма, кульминацией своего рода. Если изначально вы плавно подходили к тому, что вас интересует прежде всего, то в этой части следует “раскрыть карты”. Вся деловая переписка (примеры писем выше - не исключение) должна быть построена по такой плавной кривой, идущей вверх. Тогда читатель ваших строк будет понимать ваши настроения и, таким образом, ему будет комфортнее общаться с вами. Не делайте каких-то обрывистых скачков, не переходите с одной темы на другую.

Как показывают примеры, если вам нужно обсудить, к примеру, два несвязанных вопроса, вы можете сделать разделение по частям статьи, разбив ее на параграфы. Это удобно как для читателя, который будет визуально видеть момент, где вы переходите от одного вопроса к другому; так и для вас, поскольку в таком случае вы пишете так, словно речь идет о двух разных письмах.

Если же говорить о наших примерах, следует написать: "Помимо этого, мы хотели бы сделать повторный заказ продукции N, по поводу которой мы с вами взаимодействовали месяцем ранее". Или: "При подходящей для наших условий цене мы хотели бы наладить с вами постоянное сотрудничество в данной сфере, увеличив канал сбыта до X-Y тысяч единиц". Наконец, можно и так: "Если ваша заинтересованность в работе с нами все еще остается в силе, прошу ас сообщить нам это."

Каждый второй образец деловой переписки построен по такому принципу, поэтому ничего страшного в этом нет. Напротив, часто выделение заголовков помогает ориентироваться лучше, поскольку убирает “сплошной текст”, делает своеобразные “якоря” в нем, к которым можно прикрепиться зрительно.

Заключительная часть

Наконец, заканчивать письмо следует в том же духе, в каком вы его начинали. Если пишете благодарность, - напишите, что вам приятно сотрудничать с описываемой вами компанией; если это - коммерческое предложение, вам следует выразить благодарность за внимание к вашему письму и надежду на дальнейшее взаимодействие с этим человеком. Нужно понимать, что то, как вы закончите свое письмо, во многом определяет итоговое мнение о вас и вашей компании. Вся деловая переписка (примеры писем это доказывают постоянно) построена на вежливости - поэтому всегда помните о необходимости поблагодарить собеседника, выразить надежду, похвалить его или оставить свою рекомендацию. Концовку для своего текста вам следует подобрать таким образом, чтобы полностью соответствовать описанной в письме проблеме.

Примеры: "Мы надеемся сохранить вас в качестве своего постоянного партнера с надеждой на стабильное сотрудничество в дальнейшей своей деятельности". Или "Мы искренне благодарны за уделенное внимание и надеемся, что сможем развивать сотрудничество с вами в дальнейшем". Или "Благодарю за внимание. Надеюсь, мы сможем продолжить обеспечивать ваши интересы на рынке N и в дальнейшем".

Этикет и грамотность

Ни в коем случае не забывайте о вежливости. Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка. Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму.

Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.

Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете. Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.

Практика и тренировка

В сети, как уже отмечалось выше, существует множество примеров готовых деловых писем на любую тематику. Мы не стали вставлять их сюда целиком, поскольку, на самом деле, в этой статье просто не хватит места для размещения столь большого объема информации. Взамен мы решили изложить попросту какие-то основные правила и принципы, ознакомиться с которыми у вас была возможность выше. Впрочем, это, конечно же, далеко не все шаги, которые следует сделать на пути к изучению делового письма. На самом деле важнейшую роль в этой сфере играет практическая наработка.
Если вы изучите, скажем, 5-10 примеров готовых писем, а также прочтете нашу статью и извлечете какие-то правила отсюда, уже очень скоро у вас получится писать письма нужным вам образом. На самом деле этого достаточно для того, чтобы создать любое письмо в рамках деловой переписки.

Готовые примеры

Поскольку, как уже отмечалось выше, присутствует огромное количество готовых примеров, у студентов и начинающих специалистов возникает соблазн использовать чужую, готовую наработку для того, чтобы произвести на ее основе собственный проект. Хочется сказать, что этого делать не рекомендуется на практике, тогда как в обучении - пожалуйста.

В процессе изучения того, что пишут в других письмах, вы сможете легче ориентироваться в том, что нужно уточнять в своей корреспонденции. Это нормально, поскольку человеку свойственно учиться непосредственно на опыте.

Правда, если вам поступит задание составить полноценное деловое письмо, старайтесь для начала пересмотреть примеры и выбрать наиболее подходящий для своей задачи. Потом нужно максимально адаптировать его под ту ситуацию, которая сложилась у вас по общей концепции, но при этом написать его заново для того, чтобы учредить свой стиль изложения и письма. Ведь, возможно, вам удастся донести информацию лучше, а само общение сделать более продуктивным и эффективным.

Учитесь и практикуйтесь! И вы за достаточно краткий период времени сможете создавать собственные деловые письма!

Человек, который старается достойно выглядеть в деловых отношениях, всегда пользуется правилами переписки по электронной почте. Он помнит, что нельзя, чтобы электронное письмо запятнало адресата, репутацию компании, которую он представляет, и деловой имидж.

Умение грамотно и лаконично вести электронную переписку – это важный элемент имиджа успешного менеджера. Этот факт свидетельствует о его общем культурном уровне и профессионализме. Исходя из того, как человек умеет формулировать и оформлять свои мысли, можно понять, как он относится к себе и окружающим. Небрежно написанное электронное письмо легко испортит впечатление о вас, подорвет вашу деловую репутацию.

Правила деловой электронной переписки

Пользуйтесь рабочим электронным адресом исключительно для решения служебных задач. Когда вы отправляете письмо с сервера компании, оно сохраняется на нем, как в виде исходящего, так и входящего. Ваш работодатель всегда сможет просмотреть эти письма и понять, чем вы действительно занимаетесь. Находясь в офисе, пользуйтесь электронной почтой только для ведения деловой переписки.

Понимайте, кому вы адресуете сообщение, и кому, представленные в нем сведения, могут быть полезными.

Кому вы адресуете свое письмо? Партнеру? Клиенту? Коллеге? Руководителю? Подчиненному? Адресата нужно указать в поле «кому», заинтересованных – «копия». Лишние копии никогда не следует отправлять, особенно руководителю. Если письмо касается третьих лиц, то их обычно тоже вносят в поле «копия».

Определите для себя цель послания. Чего вы хотите достичь путем отправки вашего письма? Что адресат должен сделать, когда прочтет его? Какую реакцию вы ожидаете? Адресат должен сразу понять, что именно вы от него хотите. От какого лица нужно писать письмо?

Это зависит от конкретного случая:

• если вы желаете показать свой индивидуальный взгляд на события – от первого (я, мы);
• если в вашем сообщении содержится запрос или инструкция – от второго (ты, вы);
• если вы отправляете письмо в качестве стороннего наблюдателя, хотите проинформировать адресата о неких событиях или совершившихся фактах – от третьего (он, она, они).

Всегда заполняйте поле «тема». Большинство людей, получающих электронную корреспонденцию, в первую очередь смотрят на поле «тема». На основе содержащейся в нем информации принимается решение – читать письмо или нет. Если там будет несуразная фраза, не несущая какую-либо информацию, или поле вообще будет пустое, велика вероятность, что человек вообще не будет открывать письмо. Указывайте тему кратко, конкретно, информативно.
Следите за содержанием: приветствие и обращение, основной текст, итог, подпись и контакты. Вы обязательно должны соблюдать этикет электронного делового общения.

Не стоит пропускать определенные части традиционного содержания, оформляйте письмо корректно, это свидетельствует о вашем профессионализме.

Обращением и приветствием вы выражаете свое уважение адресату. По возможности, в начале каждого письма, используйте персональное обращение и приветствие. Обращайтесь по имени к вашему собеседнику, это также элемент уважения. Если вы хотите, чтобы послание выглядело буднично – после обращения ставьте запятую. Если хотите отметить его значимость и официальность – восклицательный знак.

Соблюдайте это правило даже с коллегами, с которым вы часто общаетесь.

Соблюдайте принцип краткости и ясности. В деловой переписке должно быть минимум слов при максимуме полезной информации. Излагайте мысли конкретно, конспективно, последовательно и доступно для понимания. Формируйте короткие предложения, так адресату будет легче воспринимать информацию. В одном письме раскрывайте одну тему.

Лучше отправьте несколько писем, если нужно поговорить на разные темы, это намного лучше, нежели одно длинное сообщение с разными идеями, никак между собой несвязанными.

Не превращайте неформальное общение в деловую переписку. Не нужно использовать эмоции в электронных письмах. Если вы хотите эмоционально подчеркнуть некоторые моменты в вашем сообщении, то постарайтесь скрыть эмоциональный подтекст за спокойным, корректным, нейтральным тоном изложения. Достигнуть его можно не языком, а содержанием.
Соблюдайте четкую конструкцию тела письма.

Как правило письмо делится на три части:

• Причина написания (основание, повод). Делайте эту часть максимально краткой.
• Последовательное раскрытие сути.
• Решения, предложения, выводы, просьбы.

Сообщение должно иметь хороший внешний вид, удобный для восприятия. Делайте в тексте абзацы, состоящие из 5-6 строк. Рекомендуется отделять абзацы пустой строкой. Используйте один шрифт и цвет. Если на это нет необходимости, не пользуйтесь сокращениями, смайлами, элементами скорописи, восклицательными знаками.

Пишите грамотно. Неграмотно написанное письмо говорит о необразованности автора. Опечатки и ошибки пагубно сказываются на вашей деловой репутации. Перед отправкой письма рекомендуется его внимательно перечитать. Во многих текстовых редакторах и почтовых программах есть функция проверки пунктуации и орфографии, в случае нахождения ошибок, предлагаются варианты исправления. Обязательно пользуйтесь этими возможностями при написании электронных писем.

Подумайте, какие документы необходимо вложить в письмо. Не нужно включать в сам текст подробные данные, лучше отправьте их отдельным файлом. Укажите в теме, что приложили файл, какого он формата и что в нем (кратко), иначе получатель может принять это за вирус. Прежде чем отправить файл, проверьте его антивирусной программой.

Оставляйте свои контакты и подпись. Это для вашей репутации только плюс, отражает ваш профессионализм. Не делайте длинную подпись, максимум пять-шесть строк. В ней должно быть название компании, ваши ФИО, занимаемая должность. Как правило, указывают также адрес сайта, телефон и электронный адрес.

Не стоит без необходимости пользоваться постскриптумом в деловой переписке. Его наличие говорит о том, что вы недостаточно продумали содержание письма.

Только при острой необходимости пользуйтесь уведомлением о прочтении. Как правило, оно нужно только в общении с внешними адресатами, и то, если очень важен ответ.

Флажком «высокая важность» пользуйтесь также только при необходимости. Если в письме действительно важная информация, которую нужно срочно рассмотреть, ставьте этот флажок. Благодаря этому, письмо выделится во «входящих». Но, не стоит злоупотреблять данной функцией, это может выглядеть назойливо и раздражительно.

Перед отправкой не забудьте прочитать письмо. Проверьте все ли понятно, конкретно, лаконично, нет ли чего лишнего и неуместного, грамматических ошибок. Верно ли вы указали данные адресата. Проверьте логику и последовательность изложения.

Своевременно отвечайте на полученные письма. Уведомляйте о том, что прочли письмо, так вы проявите уважение, покажите хороший тон. Если в конкретный момент вы не можете ответить на полученное письмо, предупредите об этом автора, пообещайте ответить, как только появится возможность. Отвечайте последовательно на заданные вам вопросы. Не нужно начинать ответ, как новое сообщение.

Если вы не ответите на протяжении двух суток, адресат подумает, что вы не стали уделять внимание его письму, или оно затерялось.

Обычно, заканчивать электронный диалог должен именно тот человек, который его инициировал. Хотя это правило иногда может и не соблюдаться, исходя из специфики конкретной переписки.
Запомните все названные правила электронной переписки. Соблюдайте их всегда, будьте внимательными и рассудительными.

Так вы сможете показать себя профессиональным, современным и грамотным менеджером, с которым приятно и комфортно работать.

В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.

[Лихтенберг Георг Кристоф]

Пиши такие письма, которые ты хотел бы получать.

[Античный афоризм]

Письмо – весомый аргумент в мире бизнеса.

[Бехтерева Виктория]

1. Зачем иметь единые корпоративные стандарты в ведении деловой переписки?

Электронная переписка – это обязательный атрибут деловой коммуникации любой компании. Практически нет компаний, в которых бы не использовалась электронная почта. Но задайте себе следующие вопросы:

• Бывает ли у вас такое, что при отправке электронного письма коллеге, появляется ощущение, будто вы отправляете письмо в черную дыру, и вам запросто могут просто не ответить
• Когда сотрудники звонят друг другу и просят срочно прочитать электронное письмо, и так происходит целый день
• Когда вы решительно не можете понять, что именно от вас хотят в электронном письме
• Когда сложные и непростые вопросы при обсуждении по электронной почте тонут в море информации, подробностей, и вопрос так и не решается

Если для вас эти вопросы актуальны, то вы можете ежедневно выиграть много времени, внедрив единые правила электронной переписки. В этой статье мы поговорим об этикете деловой переписки.

2. Семь главных правил этики деловой переписки

Условно разделим правила деловой переписки на правила этики и правила коммуникаций и обмена информацией.

Правила коммуникации управляются правилами обмена информацией в рамках бизнес-процессов и проектов. Им мы посвятим отдельную статью. Правила же этики формируют стиль внутренних отношений сотрудников компании и неизбежно влияют на формирование образа вашей компании у партнеров. Например, недавно от одного из наших партнеров я получил письмо, начинающееся со слов, «Добрый день, Бехтерев». Как вы думаете, получилось ли у нас сотрудничество?

Чтобы не «потерять лицо» компании, ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этики деловой переписки:

1. Письмо всегда начинаем с обращения
2. Тема письма должна быть обязательно
3. Перед отправлением необходимо проверить орфографические, пунктуационные, речевые ошибки
4. Письмо должно быть структурировано (Воде НЕТ!)
5. В письме должны быть корректные формулировки
6. Если отправляем в письме вложения, то обязательно пишем, что есть прикрепленные файлы (такой ход поможет избежать ситуаций, когда вы отправляете письмо, а файл не прикрепляется; получатель, прочитав письмо и не обнаружив вложенный документ, может оперативно отреагировать и написать вам, что прикрепленные документы, которые вы обозначили в письме, отсутствуют).
7. Никогда не удаляем переписку. Один из самых важных пунктов. Историю сообщений никогда не стоит удалять, так как письмо – это документ. В случае необходимости надо иметь возможность всегда поднять историю переписки. Радислав Гандапас, например, даже включил просьбу не удалять историю переписки в свою подпись.

3. Виды писем

Существует много различных классификаций, мы предлагаем разграничить письма по структуре оформления:

1. Письмо-коммуникация (письмо-отказ, письмо-претензия, письмо-признание, письмо-оправдание и т.д.)
2. Письмо-договоренности

Письмо-коммуникация

В этот вид письма мы включаем все виды писем, которые использует сотрудник в ходе своей профессиональной деятельности.

Структура письма

Письмо не должно быть оформлено единым текстом. Оно должно быть четко структурировано и грамотно оформлено, чтобы получатель не упустил из виду важную информацию. Структура письма состоит из четких компонентов:

Тема письма

Тема письма должна содержать конкретное действие, которое вы ожидаете от респондента: «согласовать договор», «предложить вопросы для рассмотрения», «прислать отчет» и т.п.

Если вы отсылаете документы, то в теме должна быть четкая формулировка документов, которые содержатся во вложении письма.

Зачем важно правильно оформлять тему письма?

По теме письма очень легко найти необходимое письмо в ежедневном потоке информации. Ни одно письмо не будет потеряно.

Примечание: если отправляете письмо внутри компании, то тема письма оформляется по заданному стандарту, если отправляете письмо вне компании, то желательно тему оформлять по шаблону: Название компании: цель письма.

Чем больше конструктива в теле письма, тем лучше! Один из ключевых навыков в умении вести деловую переписку, которую вы должны развивать у сотрудников, – навык четко и кратко формулировать свою мысль.

P.S. Если мы, составляя письмо, упоминаем факт из письма собеседника - его нужно процитировать, отделив цветом или шрифтом.

Корпоративная подпись

Шаблон оформления корпоративной подписи должен быть един у всех сотрудников компании.

В подписи должны быть указаны все ключевые данные адресата, чтобы в случае необходимости получатель письма мог легко с вами связаться.

С уважением,

Ф.И.О., должность.

P.S. Если мы хотим теплых отношений с партнером / клиентом, то стоит оформить личную подпись. Любому человеку приятно получить письмо с личностным отношением даже в формальной переписке.

Личная подпись всегда относится к телу письма. Пример: Хорошего дня / Благодарю Вас / Рада была пообщаться сегодня / Спасибо, что уделили время столь важному вопросу / Привет семье и детям и т.д.

Кому/Копия

Поля «Кому» и «Копия» заполняем в последнюю очередь, чтобы случайно не отправить письмо, когда оно еще не готово.

Чем отличаются поля «Кому» и «Копия»?

В поле «Кому» мы вставляем адрес человека, от которого требуется совершить какое-либо действие.

В поле «Копия» мы вставляем адрес человека, которому полезно ознакомиться с содержанием письма.

P.S. Наш опыт доказал, что поле «Копия» очень полезно. Если мы ведем переговоры с рядовым сотрудником, обсуждаем важные вопросы, но не получаем ответов по существу и в установленный срок, то стоит вставить в копию письма директора или вышестоящего менеджера, как сразу переписка начнется по конструктиву.

К сожалению, во многих компаниях уровень корпоративной культуры не на должном уровне, вследствие чего возникают ситуации, когда для того, чтобы сотрудник хорошо выполнял свою работу, необходим жесткий контроль со стороны управляющего состава.

Также в Outlook есть функция, как «Скрытая копия» - важный инструмент, который позволяет проинформировать о письме заинтересованных лиц, но при этом не смущать получателя, что письмо адресовано не ему одному!

Письмо-договоренности

Важный вид письма, который позволяет подвести итоги встречи, в письменном виде сформировать договоренности, обозначить время выполнения и внести ясность: правильно ли обе стороны поняли то, что должны выполнить?

Такие письма полезно составлять после встречи, переговоров и совещаний, чтобы иметь письменно оформленные договоренности и единое видение их исполнения.

Структура письма:

1. Приветствие, обращение и благодарность участникам обсуждения.
2. Повторение цели собрания, на котором формировались договорённости.
3. Перечисление всех вопросов, которые обсуждались, в связке с принятыми по ним решениями и назначением ответственного за исполнение.
4. Фиксация идей, которые не требуют срочной реализации, для истории.
5. Вопрос к адресатам: Всё ли учтено? Есть ли комментарии и дополнения?

Например:

Оформление письма

Шрифт

Шрифт у письма должен быть единый, курсивом можно выделить в тексте ключевые моменты, заголовки, но обязательно надо придерживаться единого стиля оформления.

P.S. Всегда следует помнить, что слова, написанные заглавными буквами, воспринимаются как повышение тона. Их стоит избегать.

Абзац

Каждую отдельную мысль желательно оформлять в отдельный абзац, чтобы текст воспринимался легче.

Отступы

Абзацы не должны сливаться друг с другом. Чтобы письмо было более читабельным, отступы должны быть после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью:

Чтобы визуально письмо выглядело более привлекательным, лучше ссылки в теле письма оформлять в гиперссылки:

Стиль письма

Приглашаем вас на мастер-класс Сергея Бехтерева .

Выиграйте с помощью этого тренинга минимум 1 час свободного времени ежедневно!

На мастер-классе вы узнаете:
✓ Как управлять задачами, чтобы все задачи выполнялись на 100% и в срок
✓ Как эффективно готовить и проводить совещания
✓ Как организовать продуктивную работу сотрудников в одном кабинете