Как правильно оформить деловое письмо образец. Как написать деловое письмо
То вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.
Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:
- Деловое предложение
- Деловой запрос
- Дружеское обращение
Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.
Деловое предложение
Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!
Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.
Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].
Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].
Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.
Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.
Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.
Деловой запрос
Здравствуйте (Добрый день)!
Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!
Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.
На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].
Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.
В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].
Дружеское обращение
Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!
При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.
Пример электронного письма
Практически любая фирма, компания, организация сталкивается рано или поздно с необходимостью написать деловое письмо. Если эта миссия поручена вам, то следующая информация, изложенная ниже, может оказаться полезной для вас.
Чтобы правильно написать деловое письмо, нужно для начала определить, к какой группе его следует отнести. Обратимся к классической классификации. Деловые письма различают по тематике, функциональному назначению, по количеству получателей, композиции, структуре и форме отправления. В списке деловых писем, выделенных по тематическому признаку, значатся коммерческие и некоммерческие деловые письма. К первым относятся оферта, письмо-запрос, рекламация, ко вторым – благодарственное, гарантийное, информационное письмо, а также письмо напоминание, подтверждение, поздравление, приглашение, просьба, соболезнование и сопроводительное письмо. В соответствии с функциональным признаком можно сгруппировать письма на требующие ответа и не требующие ответа. Если рассматривать со стороны получателя, бывают обычные письма, циркулярные и коллективные. Обычные адресованы одному человеку, циркулярные – ряду учреждений, а коллективные отправляются от нескольких человек по определенному адресу. Что касается композиционного признака, здесь следует выделить одноаспектные письма и многоаспектные. В первых рассматривается один вопрос, во вторых, соответственно, несколько вопросов. В соответствии со структурой деловые письма могут быть регламентированные (составленные по установленной форме) и нерегламентированные (составленные в свободной форме). В соответствии со способом отправления бывают конвертные, электронные и факсовые письма. Поскольку вариантов и целей написания деловых писем множество, рассмотрим самые распространенные способы, как написать деловое письмо. Начнем с оферты. Она представляет собой предложение о сотрудничестве с описанием условий сделки и имеет следующую структуру:- шапка, в которой указывается должность, фамилия, имя и отчество получателя, наименование организации;
- номер и дата регистрации письма;
- заголовок;
- текст;
- подпись отправителя.
В тексте оферты излагается предложение о сотрудничестве и его условия.
На нашем сайте.
Письмо-запрос аналогично по содержанию оферте, но в нем не указываются условия сделки. Оформляется оно на фирменном бланке. В тексте должны быть указаны цель письма, вопрос или просьба, выражена надежда на сотрудничество, благодарность за будущий ответ.
Качайте здесь.
Благодарственное и гарантийное письмо имеют стандартную структуру . Гарантийное письмо можно составлять используя следующие фразы: “настоящим письмом гарантируем”, “своевременную и полную оплату гарантируем” и т. д. Язык такого документа исключительно деловой. Благодарственное письмо обычно пишется в более теплой манере, чем другие деловые письма и содержит формулировки по типу “Выражаем Вам нашу искреннюю благодарность…”. С образцами написания таких писем можно ознакомиться ниже. В письме-напоминании указываются ссылки на пункты договора, просьба о выполнении условий контракта, меры, которые будут предприняты при невыполнении обязательств. Такое письмо может быть напоминанием об оплате, долге и т. д.
Чтобы написать деловое письмо, нужно четко понимать цель, которую оно преследует, выбрать вид письма, в соответствии с видом продумать структуру и содержание.
Официальные письма пишутся на специальных бланках (внешних бланках), соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте (отправителе): полное и сокращенное название организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым (центрованным или флаговым), так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует более насыщенной делать их верхнюю часть.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 - 2003.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:
Организовать централизованное изготовление бланков для писем;
Уменьшить стоимость машинописных работ;
Сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
Облегчить визуальный поиск необходимой информации;
Расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1) эмблема или товарный знак организации;
заголовок к тексту;
наименование организации (полное или сокращенное);
справочные данные об организации;
дата документа;
фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.
Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.
Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД.
Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:
По первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
По начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
Смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе (например, зафиксировано в Уставе организации).
К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).
Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».
Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:
ЗАО «Оксид»
Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:
Кемеровское ОАО «Гранит»
Главному специалисту
А.Н. Смирнову
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:
Ректору Новосибирской
государственной академии
экономики и управления
проф. Ю.В. Гусеву
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:
Директору ЗАО «Кристалл»
Г.Н. Некрасову
103030, г. Москва,
Скатертный пер., 22
Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например:
630102, г. Новосибирск-102,
ул. Кирова, 76, кв. 12
П.И. Григорьеву
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:
акад. А.Г. Иванову
проф. Н.Г. Кирсанову
Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:
Об организации выездной торговли
О поставке угля по контракту № 33-02/567
О закупке кирпичного завода
О приглашении
Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.
Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:
Начальнику
отделения милиции
Кировского района
г. Новосибирска Г. В. Сидорову
по делу гр. Круглова А.А.
Основной реквизит делового письма - текст . Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребляемым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложение: Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
Указание на наличие приложения, наименование которого дается в тексте письма, может быть сделано в таком виде:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:
Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит « подпись » помещается слева подтекстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
Директор школы Подпись Н.К. Сидоров
Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор института Подпись А.Н. Марченко
Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»
Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин
Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:
Наименование организации Адресат
Наименование структурного
подразделения (при необходимости)
Справочные данные
об организации
___________№ ______
на №_______ от_____
Заголовок письма (начинается с «О» или «Об»)
Текст Должность Подпись Инициалы, фамилия
Фамилия (или фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер телефона
Инициалы машинистки и количество экземпляров
Идентификатор электронной почты
Инструкция
Начните письмо с указания, кому вы пишете. Оформите послание так, как принято в деловой переписке. В верхней правой части документа напишите тремя строками должность, название компании и фамилию руководителя, например:
Генеральному Директору
ООО «ИнтерсвязьКом»
Иванову И.И.
Укажите, кто является адресантом письма. Сделайте это после отступа от предыдущего раздела послания также в правой части. Вам необходимо отметить свою должность и фамилию с инициалами, например:
От руководителя отдела продаж
Есениной Е.Е.
Отступите несколько строк от предыдущего раздела, выровняйте курсор по середине страницы, обозначьте характер послания. Вы можете написать «Служебная Записка», «Информационное письмо» или «Пояснительная справка», все зависит от того, по какому поводу вы обращаетесь к руководителю организации. Точку ставить после заголовка не надо. Если письмо связано с какой-либо просьбой, можно просто обратиться к директору по имени отчеству в уважительной форме.
Начните письмо словами, которые пояснят причину его написания, например, «в продолжение наших переговоров», «в соответствии с вашим запросом» или «исходя из ваших предложений».
Если ваше письмо связано с просьбой о приобретении техники, повышения сотрудника или предоставления возможности совершить деловую командировку, лучше начать письмо с фразы «Прошу рассмотреть возможность…».
Изложите ситуацию, сделайте пояснения, оформите таблицы или графики, если характер письма требует того. Выравнивание основной части документа следует установить по ширине страницы. Каждая строка должна начинаться с отступа.
Подпишите письмо, обязательно используйте перед указанием фамилии стандартное «с уважением», после него необходимо проставить запятую.
Не забудьте указать дату написания письма и поставить подпись на распечатанном документе.
Если в вашей организации заведено общение по внутренней электронной почте, начните письмо с обращения и изложите всю информацию в свободной форме.
Источники:
- письмо просьба директору
Служебные письма составляют до 80% от общего количества документов, которые готовятся в организации или на предприятии. С их помощью происходит общение между учреждениями и частными лицами. Служебные письма носят информационный характер, они так же могут быть составлены в виде запроса или требования.
Инструкция
Определитесь с целью письма. Его нужно только в том случае, если вопрос, которому оно посвящено, нельзя решить по или при личной встрече, а также, если оно должно служить официальным документом, подтверждающим сам факт его отправления. Обдумайте его предварительно и убедитесь в том, что адресат вами выбран и что в его компетенции будет лежать ответ в том случае, если ваше письмо – запрос.
В одном должен быть изложен только один вопрос. Несколько вопросов допускается излагать только в том случае, если они взаимосвязаны между собой. Адресат должен сразу понять суть и вашего письма, поэтому ее необходимо изложить в первых же фразах. В них сообщите не только суть вопроса, но и те действия, которые вы предполагаете получить в ответ. В вводной части вы можете сослаться на нормативные акты, которыми вы руководствуетесь при составлении письма и которые служат основанием для запроса или предоставления информации.
Основная часть письма должна побуждать к действиям, убеждать или разъяснять. Текст ее должен быть ясным, четким, кратким и логичным. Факты, излагаемые в нем должны быть проверенными и объективными, цифровые данные – максимально точными. Само письмо пишите в деловом, нейтральном тоне. Текст может быть написан от первого лица в единственном или множественном числе или от третьего лица в единственном числе.
Избегайте в тексте письма категорических выражений. Используйте для этого вводные слова и конструкции: если возможно, по-видимому, как следует из, как известно.
Деловой требует начинать письмо с «Уважаемый» и писать имя и отчество адресата. Если их нет, то в конце письма, перед подписью вашей обязательно должна стоять фраза «С уважением,». Это уважение вы можете подчеркнуть и в тексте письма, используя такие деепричастные обороты, как: «тщательно изучив ваши Ваши замечания…», «внимательно рассмотрев Ваши предложения…».
Служебное письмо обязательно должно быть написано на бланке организации, где указано ее полное наименование и контактные телефоны.
При осуществлении хозяйственной деятельности некоторые руководители организаций вынуждены использовать служебные поездки. Из статьи 166 Трудового кодекса РФ следует, что сотрудник отправляется в по распоряжению руководителя организации. А как быть, если сам директор едет по служебному заданию, ведь получается, что он сам себя направляет на служебное задание.
Инструкция
В первую очередь посмотрите в уставе общества, кто имеет право издавать распорядительные документы. Если там прописано, что правом издания владеет лишь руководитель (он же – директор), то и оформлять документы на командировку должен он. Если вы делегировали право подписи заместителю, командировочные документы подписывает это лицо.
Оформите служебное задание для направления в командировку, оно имеет унифицированную форму №Т-10а. Здесь укажите место назначения служебной поездки, время ее начала и окончания (согласно билетам), цель командировки. Подпишите документ. После окончания служебной поездки заполните отчет, который располагается в нижней части формы.
Издайте приказ о направлении работника в командировку (форма №Т-9). Если в уставе прописано делегирование право подписи иному лицу, составлять распорядительный документ должен он. Сюда впишите информацию о служебной поездке: место назначения и период командировки, цель и основание (служебное задание). Подпишите документ или отдайте на подпись заместителю.
Оформите приказ о вашем временном замещении. Если имеется заместитель, назначьте его исполнять обязанности руководителя; если же нет в штате такой должности – назначьте другое лицо. В распорядительном документе пропишите период замещения и причину (командировка), уточните ряд полномочий.
Оформите на заместителя доверенность на право ведения дел. Например, для предоставления интересов компании в налоговой инстанции. Позаботьтесь и о подписании финансовых документов. Для этого вы можете обратиться в обслуживающий вас банк и переделать карточку подписей.
Составьте командировочное удостоверение (форма №Т-10). Укажите Ф.И.О. директора организации, его табельный номер. Ниже впишите цель командировки и период нахождения вне рабочего места. Попишите документ.
Источники:
- как оформить командировочные
Письма писали испокон веков и продолжают писать по сей день. Они служат инструментом общения между людьми, помогающим доходчиво изложить суть собеседнику, которая и явилась поводом его написания. В этой статье мы будем рассматривать несколько видов деловой переписки и узнаем, как грамотно составлять деловые письма .
Чтобы правильно составить любое деловое письмо, нужно уметь четко излагать его суть и правильно структурировать . Деловая переписка ведется на утвержденных фирмой бланках с собственным логотипом и адресом. В правом верхнем углу заполняется шапка, состоящая из должности и имени руководителя фирмы-получателя. В конце шапки пишется краткая информация об отправителе. Следующим этапом составления письма идет написание обращения. Оно может звучать по-разному, в зависимости от степени знакомства с адресатом. Если вы знакомы с ним лично, то можно к нему обратиться так: “Уважаемый Сергей Юрьевич!”. Если адресат незнакомый человек, обращение может выглядеть следующим образом: “Уважаемый господин Иванов!”. Нужно иметь в виду, что в этих случаях неприемлемо сокращать слово господин или вместо фамилии и имени ставить инициалы. Сообщать суть письма в краткой форме – задача преамбулы. Чаще всего она состоит из одного абзаца. Прочтя преамбулу, получатель уже должен вкратце понять содержание письма. После нее начинается основной текст, заключающий в себя несколько абзацев. Текст должен лаконично излагать ваши мысли по поводу ситуации. Желательно, чтобы основной текст не превышал четырех абзацев. Завершать письмо должно заключение, где вкратце подводятся итоги письма, ставится дата и подпись с указанием ФИО и должности отправителя. В зависимости от повода написания обращения, иногда его уместно закончить словами: “Искренне Ваш!”, “С надеждой на дальнейшее сотрудничество” и т.п. Одним из распространенных видов деловых писем является гарантийное письмо. В его основном тексте автор гарантирует выполнение того или иного обещания, оглашает конечную дату исполнения гарантий и устанавливает сумму неустойки, которую ему придется выплатить в случае нарушения гарантийных обязательств.Можно скачать здесь.
Благодарственные письма также являются одним из видов деловых, но уже из разряда личных. Они могут оформляться на бланке предприятия или поздравительной открытке. Основной текст должен включать в себя поздравление адресата, с указанием события, послужившего поводом составления письма и перечисления выдающихся заслуг получателя.На нашем сайте.
Скачать здесь.
