Поддержание порядка на рабочем месте. Как чистота на рабочем месте влияет на продуктивность? Требования к уровню шума
Как навести порядок
Рабочие места могут быть самыми разными, а вот у офисных работников рабочее место чаще всего представляет собой рабочий стол в кабинете, на котором находится какое-то количество оргтехники (в зависимости от надобности в ней в связи с выполнением должностных функций работником), телефон для связи, а также различные канцтовары, необходимые для ежедневного использования работником в процессе выполнения должностных обязанностей. Это – тот минимум, которым обеспечивает работника работодатель. Однако минимализм встретить на рабочих столах офисных клерков удается далеко не всегда.
Клерк в англоязычных странах – это служащий, работник офиса . С некоторых пор данное определение стало применяться и в России в отношении работников офиса, чья работа не связана с физическим трудом.
Разберемся, что же служит причиной отсутствия минимализма на рабочих столах офисных работников?
Причина 1: недоукомплектация персонала канцтоварами и иными товарно-материальными ценностями, помогающими установить и поддерживать порядок на рабочем месте клерка, а зачастую и просто необходимыми для этой цели.
Пример: работнику выдали ручки, карандаши, степлер, скрепки, но не выдали органайзер для них, в связи с чем у работника на столе вполне закономерно в беспорядке лежат эти мелкие канцтовары.
Причина 2: Слабая дисциплина на предприятии работодателя, характеризующаяся как отсутствием локального нормативного акта, регламентирующего корпоративные ценности и стиль поведения, так и отсутствием реального контроля со стороны руководства за дисциплиной на предприятии.
Пример: на рабочем столе сочетаются и деловые бумаги, и фото любимой собачки, и кактус (есть поверье, что он снимает магнитное поле от монитора), и сувенир с моря (коллега привез-подарил), поделка ребенка из детского сада и прочие милые, но не имеющие отношения к работе мелочи.
Причина 3: Перегруженность одного специалиста большим количеством различных дел, требующих ежедневного внимания работника.
Пример: рабочие столы судебных приставов, секретарей судебных заседаний, ежедневно в рамках различных дел готовящих по несколько документов разной направленности и значения.
Причина 4: Неорганизованность рабочего пространства. Наиболее часто причиной этому служит субъективный человеческий фактор.
Пример: неспроста многие творческие люди предпочитают хаос на рабочем месте. Парадокс, но он им помогает ….сосредоточиться!
Разобравшись с причинами отсутствия порядка, представляющего собой минимализм на рабочем столе офисного клерка, стоит выяснить и следующий вопрос: а нужен ли этот минимализм и если нужен, то – зачем?
Необходимость установления требований к содержанию работниками своих рабочих мест каждый работодатель определяет для себя сам. Для этого он оценивает следующие факторы:
Безопасность условий труда. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда закреплены ст. 212 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). Наличие бесконтрольно разбросанной бумаги, складирование папок с деловыми бумагами в проходах может стать причиной нарушения правил пожарной безопасности, за которое привлечен к административной ответственности будет…работодатель как предприятие – юридическое лицо (или его ответственное за противопожарное состояние должностное лицо).
Ответственность за нарушение требований пожарной безопасности в офисном здании будет наступать по ст. 20.4 КоАП РФ. Так, например, складирование бумажных папок в проходах может быть квалифицировано по п. 4 ст. 20.4 КоАП РФ как нарушение требований пожарной безопасности к эвакуационным путям, эвакуационным и аварийным выходам, что для юридического лиц может закончиться наложением штрафа в размере от ста пятидесяти тысяч до двухсот тысяч рублей, ну и, конечно, предписанием об устранении нарушения.
Требования к порядку хранения информации на бумажных носителях . Если организация небольшая, соответственно, и документооборот у нее – небольшой. Легкий беспорядок при хранении актуальных и архивных документов, как правило, легко ликвидируется к концу года, когда большинство служб все деловые бумаги подшивают в папки, описывают, формируют в дела и сдают в архив. В более крупных предприятиях со значительным документооборотом неорганизованность в хранении деловых бумаг может привести к любым негативным последствиям: утере важного документа, расстройстве важной сделки, срыву переговоров или командировок, к допуску просрочек в выполнении обязательств, и даже, в том числе как следствие – к начислению штрафов, неустоек.
Пример: после долгого согласования различных редакций договор был наконец-то подписан сторонами. Но по причине его потери среди остальных бумаг на рабочем столе старшего менеджера и затруднений в восстановлении актуальной редакции, в которой договор и был подписан, был пропущен срок перечисления аванса контрагенту, в связи с чем на указанную сумму подлежала начислению неустойка в соответствии с условиями договора, что не входило в планы предприятия.
Требования к информационной безопасности и к сохранению коммерческой и иной тайны. Не рассматривая вопросы гостайны, где порядок хранения документов урегулирован на законодательном уровне, каждый современный работодатель является обладателем той ли иной информации, составляющей коммерческую тайну.
Статьей 5 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" определен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Отличия общедоступной информации от информации, доступ к которой ограничен, установлены Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Пример: рабочее место работника, занимающего должность кредитного инспектора банка, находится вне офиса, на арендованном работодателем участке здания, помещения, магазина. Крайне важно установить правило, согласно которому при оформлении документов с клиентом на своем рабочем месте в целях ограничения доступа посторонних лиц к информации работодателя, работник не должен держать на поверхности стола документы, не относящиеся к текущей сделке, а также правило об обязанности работника каждый раз при покидании рабочего места блокировать доступ к компьютеру. Эти меры позволят минимизировать или даже исключить риск раскрытия коммерческой тайны работодателя – банка, а также персональных данных клиента, с которым работником от имени банка оформляется сделка.
Наличие требований к корпоративному стилю . Многие организации стремятся поддерживать свой бренд визуализацией признаков бренда на служебной одежде работников, их рабочих столах. Например, при помощи одинаковых галстуков, которые работники должны носить в офисе. Или при помощи корпоративного цвета офисной мебели, включая рабочие столы. В большинстве случаев регламентация стиля одежды не встречается отдельно от регламентации состояния офисного пространства на рабочих местах.
Итак, работодатель проанализировал указанные факторы и пришел к выводу, что необходимо закрепить свои требования к организации рабочего пространства на рабочих столах своих работников. Как это сделать, в каком акте закрепить, и в каком объеме?
Чтобы каждый работник выполнял определенные требования, не относящиеся непосредственно к его должностным обязанностям, закрепленным в трудовом договоре и/или должностной инструкции, эти требования необходимо:
1. Сформулировать,
2. Закрепить их в локальном нормативном акте (общем для всех работников),
3. Принять локальный акт,
4. Ознакомить с ним всех работников под роспись.
После выполнения данных действий работодатель вправе рассматривать нарушение требований как нарушение дисциплины и привлекать нарушителя к дисциплинарной ответственности.
1. Образцы формулировок требований к порядку на рабочем столе.
Для примера приводим два образца формулировок требований к порядку на рабочем столе офисного работника и в его рабочей зоне (рядом с рабочим местом).
Образец 1 (краткий)
… Работник Предприятия обязан соблюдать порядок на рабочем столе/рабочем месте, не допуская:
Размещения предметов, не имеющих отношение к выполняемым функциям,
Размещения отвлекающих внимание предметов,
Предметов, опасных для жизни и здоровья и/или не соответствующих требованиям безопасности.
Несоблюдение работником Предприятия указанных требований признается нарушением трудовой дисциплины, и может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности.
Образец 2
(подробный)
Требования к порядку на рабочем столе и в рабочей зоне
Сотрудник Предприятия при исполнении служебных обязанностей обязан поддерживать чистоту на рабочем месте в течение рабочего дня, не допуская:
Переполнения корзины для бумаг,
Наличия использованной бумаги и иного мусора рядом с корзиной для бумаг,
Наличия на поверхности рабочего стола пятен и остатков пищи,
Наличия на поверхности рабочего стола следов от поставленной посуды,
Беспорядка на рабочем столе и в рабочей зоне (пространства вокруг рабочего места), в том числе возникающем при необоснованном размещении чрезмерно большого количества рабочих материалов на рабочем столе одновременно.
По окончании рабочего дня все рабочие материалы должны быть перемещены в запирающиеся места хранения (шкаф, сейф, запирающийся ящик письменно стола и пр.) для исключения риска ознакомления с ними посторонних лиц, в том числе работников Предприятия, непосредственно не работающих с указанными рабочими материалами .
Допускается оставление на поверхности рабочего стола и в рабочей зоне в доступном для посторонних лиц, в том числе иных работников Предприятия канцелярских принадлежностей, растиражированных или распечатанных инструкций, положений и иных локальных актов Предприятия, регулирующих рабочий процесс.
1. В течение рабочего дня на столе сотрудника Предприятия могут находиться следующие предметы:
Монитор, жесткий диск компьютера,
Клавиатура, мышь,
Сканер и принтер (на дополнительном рабочем столе),
Телефон, включая рабочий мобильный, а также личный мобильный, но в количестве не более 1 шт.,
Рабочие материалы, включая папки, чертежи, таблицы, письма вместе с конвертами и иные рабочие материалы на бумажных носителях,
CD и флэш-диски с рабочими материалами,
Иные рабочие информационные носители,
Канцтовары, необходимые для работы, в упорядоченном, аккуратном состоянии (ручки, карандаши, ластики, скрепки, скобы, степлер и пр.),
Калькулятор,
Бумага для заметок,
Стикеры для работы с рабочими материалами,
Иные предметы, необходимые для выполнения служебных функций и служебного задания.
2. Запрещается в рабочее время размещать на поверхности рабочего стола:
Документы личного содержания (письма, квитанции об оплате, дипломные работы и пр.),
Прессу (газеты, журналы), каталоги товаров, за исключением нерабочего времени, включая обеденный перерыв,
Личные фотографии,
Фотографии иных лиц, включая родственников, животных, а также фотографий или изображений знаменитостей: актеров, политиков, видных экономических и научных деятелей и пр.,
Сувениры независимо от тематики и размера, в том числе корпоративные сувениры Предприятия,
Планшеты и иные личные информационные устройства, не используемые в служебных целях,
Чашки, ложки и иную посуду для приема пищи и жидкостей.
3. Запрещается в любое время размещать в рабочей зоне, включая рабочий стол и дополнительный рабочий стол:
Радиоприемники,
Цветы в горшках и вазах.
4. Запрещается размещать и использовать в кабинетах независимо от времени и местоположения рабочих мест:
Чайники,
Тостеры,
СВЧ-печи,
Иные электронные устройства для приготовления и разогревания пищи .
Перечисленные в п.п. 2-3 предметы могут быть размещены в иных частях рабочего стола и/или иных предметах рабочей зоны (на тумбочке и т.д.)
5. Запрет на размещение в рабочее время предметов на рабочем столе, перечисленных в пунктах 2-4, не относится к случаям размещения данных предметов работниками, непосредственно работающими с данными предметами в силу служебных обязанностей. Например, размещение каталога канцтоваров на рабочем столе завхоза.
6. Запрещается использовать стикеры с информацией и без таковой для размещения их на рабочем столе, мониторе, стене, шкафах. Для обеспечения напоминания о важном событии, встрече рекомендуется использовать программу расписания в ПО компьютера, или пользоваться планингом или ежедневником.
7. Несоблюдение работником Предприятия требований к порядку на рабочем столе и рабочей зоне является нарушением трудовой дисциплины, и может повлечь за собой наложение дисциплинарного взыскания.
Образец № 2 более четко формулирует требования работодателя, минимизируя риск сомнений в квалификации размещенного на рабочем столе/рабочем месте предмета как имеющего отношение к выполняемым работником функций и не угрожающего безопасности условий труда, и, следовательно, риска признания размещения предмета как не образующего состава нарушения дисциплины.
Удивительно, но факт! Приведенный пример подобной регламентации разрешенных и запрещенных к размещению на рабочем столе предметов не обязательно исключит риск хаоса в бумагах на рабочем столе конкретного работника. Некоторые работники при выполнении особо сложных заданий склонны использовать максимально возможное количество информационных материалов (как правило, - на бумажных носителях) одновременно, что не будет являться нарушением дисциплины и требований локального акта работодателя. Рабочий момент, так сказать….
2. Где закрепить требования?
Вариант 1: логичнее всего закрепить требования к обустройству порядка на рабочем месте в локальном акте, регулирующем корпоративный стиль (например, в Кодексе корпоративной этики).
Вариант 2: если такого акта на предприятии нет, то можно создать отдельный небольшой локальный акт об этом, дав ему соответствующее наименование. Например, «Требования к содержанию рабочего места» или «Правила организации пространства рабочего стола» и т.д.
Вариант 3: закрепить данные требования как часть иного локального акта, подходящего по содержанию. Однако в этом случае следует иметь в виду, что для принятия и изменения некоторых локальных актов работодателя ТК РФ установлены особые процедуры, нарушение которых может привести к признанию локального акта недействительным. Если работодатель готов к этим трудностям, данный вариант может рассматриваться как равноценный остальным.
3. Правила принятия локального акта.
Статьей 372 ТК РФ установлен порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.
Работодатель в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников.
Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.
Указанное согласование проекта локального акта может и затянуться: могут потребоваться дополнительные консультации между указанными сторонами. Но и это не гарантирует разрешения разногласий. При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган первичной профсоюзной организации также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК РФ.
Требование о принятии того или иного локального акта только с учетом выборного органа первичной профсоюзной организации не сформулировано в единой норме ТК РФ, а закреплено в различных статьях. Так, если работодатель решит закрепить требования к порядку на рабочем месте в Правилах внутреннего трудового распорядка, который в силу требований ст. 190 ТК РФ обязан быть в каждой организации, он обязан будет учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.
Если же работодатель решит выбрать первый или второй вариант закрепления требований, и коллективным договором не будет установлено обязательного требования к учету мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, никаких действий, предусмотренных ст. 372 ТК РФ предпринимать не потребуется.
4. Порядок ознакомления работников с локальным актом и новыми требованиями.
Обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, закреплена в ст. 22 ТК РФ.
Впервые с локальным нормативным актом работники знакомятся при приеме на работу (до подписания трудового договора). Это требование установлено ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Потом – после утверждения вновь принимаемых локальных актов или внесения изменений в действующие локальные акты.
Есть несколько вариантов ознакомления работников с принятым локальным актом.
Вариант 1 : сделать к локальному акту ознакомительный лист, в котором каждый работник проставляет личную подпись и дату ознакомления. Минусы предлагаемого варианта: чем больше трудовой коллектив, тем больше будет становиться лист ознакомления; общая «трепка» документа не пойдет ему на пользу – как бумажный носитель, данный документ быстро обветшает.
Вариант 2: отбирать у каждого работника расписку, сделанную на отдельном листе, об ознакомлении с конкретным локальным актом, которую затем подшивать в личное дело. Минус: существует риск утери отдельного листа как документа, если своевременно его не подшить в дело.
Вариант 3: в качестве приложения к трудовому договору указать, с какими актами работник был ознакомлен при приеме на работу. Минус: такой вариант представляет собой разовое действие; впоследствии работодателю придется выбирать иной вариант ознакомления с локальными актами, принимаемыми работодателем в период работы работника.
Вариант 4: отбирать подписи в ознакомлении в специально заведенном для этого журнале, где указываются локальные акты и даты ознакомления с ними работников, проставляющих в журнале личные подписи. Минус – риск утраты журнала с последующим риском возникновения затруднений в восстановлении полного объема информации в нем.
Как видим, каждый вариант ознакомления с локальными актами работников – не идеален, каждый имеет некоторые минусы. Оценить удобство и целесообразность того или иного варианта каждый работодатель должен для себя сам.
Выводы:
Установить свои требования к порядку на рабочих столах в офисах законно и даже не сложно.
Предпочтительнее закрепить максимально подробные требования к тому, что может размещаться работниками на рабочем столе, а что – нет. Расплывчатые, общие запреты рискуют быть нарушенными и даже остаться ненаказанными.
Требования должны быть облечены в форму локального нормативного акта организации.
В каком акте эти требования закрепить - решает каждый работодатель самостоятельно в зависимости от состояния нормативной базы на конкретном предприятии, а также объема данных требований. При этом необходимо помнить о требованиях ТК РФ к порядку принятия некоторых локальных актов.
За нарушение требований придется нарушителей наказывать. В том числе в качестве превентивной меры как образец для остальных работников.
Прим. автора: конкретные и подробные требования к порядку обращения с конфиденциальной информацией, составляющей какую-либо охраняемую законом тайну, устанавливаются в отдельном специальном локальном акте. Например, в «Положении о коммерческой тайне Предприятия», «Порядок охраны конфиденциальном информации на Предприятии» и т.д.
Прим. Автора: более подобные требования к отсутствию посторонних электрических приборов на рабочих местах, как правило, закрепляются в отдельном специализированном локальном акте организации, регламентирующем правила пожарной безопасности на рабочем месте.
Добрый день, друзья! Тема сегодняшней статьи — организация рабочего места за компьютером. Надеюсь, информация будет полезна не только офисным сотрудникам и удаленщикам, но также внимательным родителям и всем, кто так или иначе соприкасается с ПК.
Красивые картинки на тему удаленной работы представляют нам девушку, удобно развалившуюся с ноутбуком на диване, а с ней рядом еще и младенца, не отводящего глаз от монитора.
Но это рабочей обстановкой никак не назовешь, к тому же все знают, что так делать вредно. Не будем поддаваться на провокацию и разберем по порядку, как создать деловой уголок, чтобы находиться перед компьютером с минимальными потерями для здоровья.
В офисе
Работники офисов, проводящие перед монитором минимум 8 часов, рискуют испортить зрение и осанку. К тому же не все работодатели уделяют должное внимание нормативам установки техники. Но, чтобы ограничить вред для здоровья, сделайте максимально возможное из рекомендаций специалистов:
1. Компьютеры в помещении должны находиться не ближе 2 метров друг от друга, ни в коем случае не напротив.
2. Желательно установить монитор в углу.
3. 50 см — минимальное расстояние от глаз до экрана.
4. Клавиатуру располагайте в 10 — 30 см от себя.
5. Системный блок и другие элементы ПК нельзя ставить вплотную к стене или к другим предметам во избежание перегрева.
6. В офисе должна обеспечиваться достаточная вентиляция и увлажнение воздуха. Если этого недостаточно, проветривайте помещение.
7. Оконный и ламповый свет должны падать слева.
8. В помещениях без естественного освещения нужно совмещать общий (потолочный) и рабочий (настенный, настольный) свет. Желательно, чтобы он имел не направленный, а рассеянный характер.
9. Установите подставку для ног, если об этом не позаботился работодатель.
10. Лазерный принтер испускает вредное излучение, и желательно установить его как можно дальше от стола, лучше всего в отдельной комнате. Струйный принтер не вреден. При размещении учтите: оба они боятся пыли, прямого солнечного освещения и близости нагревательных приборов.
11. Если вы правша, телефон и органайзер расположите справа от себя.
Дома
Дома правильно обустроить свое рабочее место гораздо проще. И сделать это не менее важно, ведь тем, кто обрабатывает часть документации на выходных или занят на , приходится сидеть за компьютером продолжительное время.
Если позволяют условия, отделите рабочую зону от спальни. Это и вам пойдет на пользу, и в технике будет скапливаться меньше пыли. За неимением отдельной комнаты можно использовать перегородку. На фото под кабинет отведена часть лоджии.
Грамотный дизайн пространства не только настроит на деловой лад, но и сбережет здоровье. Помните о хорошем освещении. Белый потолок, светлые стены (рекомендуется бежевый, салатовый, лимонный цвет) хорошо отражают свет, что важно для глаз. Психологи единодушно утверждают, что создает спокойную обстановку и одновременно увеличивает продуктивность зеленый цвет.
Обязательно установите компьютер в хорошо освещенном месте, а светильник разместите слева, ближе к переднему краю монитора.
Вопреки распространенному мнению, цветы не защищают от вредного излучения, да оно у современных моделей ПК и невелико. А потому вместо зарослей на подоконнике лучше поставить одно небольшое растение для поддержания влажности воздуха, например, алоэ.
Мебель приобретите в соответствии с нормами:
12. Компьютерный стол должен быть высотой от 680 до 800 мм, иметь глубину рабочей поверхности — не менее 600 мм, ширину — не менее 1 200 мм. Хорошо, если имеется отдельная выдвижная полка для клавиатуры.
13. Вместо стула используйте специальное кресло, регулируемое по высоте, расстоянию от спинки до переднего края сиденья и углу наклона спинки. Качественное кресло имеет подлокотники, закругленную переднюю поверхность сиденья и обтянуто неэлектризующейся тканью, которую легко чистить.
Творческим людям будет полезно разместить вблизи стола для идей, которые можно записывать или клеить на стикерах. И, разумеется, пару вдохновляющих мелочей: ваше фото из отпуска или любой красивый предмет. А результативность фриланса повысит пара мотивирующих цитат.
Да, работа на дому требует мощного самостимулирования — в противном случае есть опасность залениться. Возможно, общение в придаст вам новых сил.
Правила для родителей
Проводя много времени за компьютером, мы невольно подаем пример детям. Увы, в современном обществе не получится “взять и отменить” эту технику для несовершеннолетних. Но обезопасить их от вредных воздействий можно при помощи следующих правил:
14. Главное правило: компьютер у детей не должен быть первоочередным интересом. Своевременно формируйте иные увлечения.
15. Помните о вреде длительного пребывания ребенка за компьютером. Первокласснику разрешено общаться с “другом” полчаса в день, после 15 минут необходим как минимум 10-минутный перерыв. Школьникам от 12 лет — 2 часа, продолжительность одного сеанса — до 30 минут.
16. Освещенность в комнате должна быть достаточной, но не чрезмерной. В темной комнате сидеть за компьютером нельзя!
17. Мебель должна соответствовать росту ребенка (см. рисунок).
18. Под столом должно оставаться достаточно места для коленей.
19. Следите, чтобы чадо доставало ногами до пола, используйте специальную подставку для ног.
20. Даже сидя в ортопедическом кресле, ребенок может сутулиться — контролируйте его осанку.
Как правильно сидеть за компьютером, показывает следующий рисунок.
Порядок на рабочем месте
Постарайтесь держать на столе только необходимые предметы. Минимализм повышает сосредоточенность на процессе. Вот пример явного перебора.
Если распечатываете документы не слишком часто, принтер можно поставить на соседний стол — будет лишний повод встать и размяться.
Воздержитесь от привычки есть и пить у экрана. Доказано, что это мешает нормальному усвоению пищи. И, понятно, для техники опасно (особенно сладкий чай для ноутбуков).
Не забывайте о своевременной уборке с использованием специальных салфеток.
Техника безопасности при работе за компьютером
Часто именно о правилах безопасности мы думаем в последнюю очередь. Но, если пожар от неправильной эксплуатации представляется чем-то невероятным, то поломка техники — явление вполне обычное. А потому придерживайтесь простых правил:
21. Перед началом работы убедитесь, что электрическая проводка исправна, розетка и штепсель не имеют трещин, провода не свисают с края стола, не лежат на полу, где есть опасность придавить их чем-то тяжелым.
22. В доме с маленькими детьми желательна розетка с защитой от внешних воздействий.
23. Шнуры не должны соприкасаться с нагревательными приборами во избежание повреждения.
24. Избегайте перегрузок сети бытовыми приборами, т. к. это может повлечь перегрев проводов, что при нерабочей автоматике приведет к пожару.
25. Нельзя работать на компьютере с видимыми внешними повреждениями.
26. Не кладите на системный блок посторонние предметы: это препятствует нормальному охлаждению и выводит ПК из строя.
27. Нельзя работать во влажном помещении и с мокрыми руками.
28. Не располагайте жидкости (воду в кулере или чай в стакане) вблизи компьютера.
29. Своевременно удаляйте пыль со всех участков компьютера. По мере необходимости (примерно раз в год) прочищайте системный блок.
30. Не оставляйте компьютер работающим в течение долгого времени и не злоупотребляйте выключением — используйте спящий режим.
Как бы комфортно ни сиделось вам в уютном кресле, учитывайте, что длительная сидячая работа повышает утомляемость. Поэтому, даже увлекаясь интересным заданием, не жалейте времени на отдых. Подчас во время кратковременной гимнастики или ходьбы мысль работает даже лучше, чем при сосредоточенном всматривании в буквы.
А потому, дорогие коллеги, соблюдайте следующие советы врачей:
31. Старайтесь делать перерывы в работе каждые 1,5 — 2 часа. Если в офисе это затруднительно, хотя бы почаще меняйте позу, потянитесь, повернитесь в кресле, сделайте упражнения для ног.
32. Не забывайте о глазах: во время работы чаще моргайте, позволяйте себе на пару минут оторваться от экрана и закрыть глаза. При этом полезно проделать различные упражнения: вращать зрачками по и против часовой стрелке, постукивать тихонько по голове подушечками пальцев, слегка надавливать на веки.
33. Просматривая бумаги во время работы, держите их на подставках, чтобы меньше напрягать зрение. Если приходится читать много текстов, не требующих непрерывного редактирования, лучше распечатайте их.
34. От сидячей работы затекает шея — чтобы этого избежать, время от времени рекомендуется поворачивать ее в разные стороны, поднимать и опускать плечи.
35. После окончания работы с компьютером не торопитесь сразу же отдыхать перед телевизором — лучше немного расслабиться с закрытыми глазами, погулять, послушать тишину или заняться физическим трудом.
И помните, что людям, занятым сидячей работой, очень полезны активные выходные и отпуска. Бывайте на природе, путешествуйте.
Подписывайтесь, рады быть вам полезными!
«Нет, работать совершенно невозможно!» – слышу возмущенный возглас коллеги, – «Меня в этом офисе отвлекает абсолютно все!» И оказывается, что на подоконнике слишком много пыли, на стеллажах с папками нет системы, а на рабочем столе жуткий беспорядок. Кто же в этом виноват? И главное – как навести порядок на рабочем месте, чтобы факторы из отвлекающих волшебным образом превратились в помогающие? Это совершенно несложно, и вы, прочитав эту статью, в этом сможете убедиться!
Чистый стол не только у того, кто ничего не делает
Зачем нужен порядок на рабочем столе
То, что на работе мы проводим большую часть своей жизни, – неоспоримый факт. Так почему же многие относятся к своему пребыванию на рабочем месте как к временному явлению, не заслуживающему того, чтобы серьезно, с научным подходом позаботиться о комфорте и удобстве? Пусть эти некомпетентные сотрудники и дальше так поступают, ведь с таким отношением к своей карьере они в вашем офисе точно долго не задержатся. А мы с вами займемся тем, что свою работу сделаем более эффективной, плодотворной и главное – приносящей удовольствие.
Задумайтесь, не настало ли время покончить с пережитком старой бюрократической системы, когда «работать в конторе» означало всего лишь «числиться в штате»? Сегодня офисный работник должен быть активным, приносить максимальную пользу своей организации и ежеминутно доказывать своему руководству, что не зря получает зарплату. И для начала — внимательно изучим поверхность своего рабочего стола.
1. Находитесь в плену у древнего стереотипа «Чистый стол может быть только у того, кто ничего не делает» и ваше рабочее место завалено папками с документами, кипами ненужных бумаг и справочников? Попробуйте посмотреть на свой письменный (компьютерный, рабочий и т.д.) стол со стороны — нравится ли вам этот вид?
Когда все на местах, работа идет быстрее
Подумайте о том, что так на ваше рабочее место смотрят не только простые коллеги, но и руководство. Если уж вам так необходимо добавить своей работе «солидности», то порядок среди бумаг — как раз то, что нужно! Разложите бумаги по стопкам, брошюры и книги уберите на стеллаж, и постарайтесь запомнить, что на столе письма — справа, а инструкции — слева.
2. Не бойтесь чаще наводить на столе порядок. Поверьте, сотрудник, раскладывающий документы по аккуратным стопкам, со стороны выглядит гораздо привлекательнее, чем тот, кто лихорадочно перебирает бумажные «залежи» в поисках нужного листка. К тому же руководство, заметив систему среди бумаг на вашем рабочем месте, возможно, сделает вывод о том, что не только улучшилась организация вашего пространства, но и повысилась ваша ответственность как работника.
3. Используйте канцелярский органайзер, следя за тем, чтобы все офисные принадлежности в нем были в достаточном количестве. Периодически проверяйте наличие скобок в степлере (хотя, казалось бы, это мелочь). Только представьте, что вы распечатываете для директора несколько страниц отчета, и спешите их отдать, а скрепить их нечем — скобы закончились в самый неподходящий момент. А уж если директор стоит в это время около вас, вряд ли его мнение о вас как о собранном и ответственном сотруднике повысится, подумайте, нужно ли это вам?
Генеральную уборку в шкафу можно сделать в перерыв
Как быстро навести порядок на работе и поддерживать его без усилий
1. Пожертвуйте несколькими минутами свободного времени во время обеденного перерыва или после работы и отсортируйте нужные бумаги от тех, что давно пора выбросить. Внимание: документы, к которым можно применить эпитет «могут еще пригодиться», лучше всего сложить в отдельную стопку, ведь как показывает практика, такие бумаги нужны начальству позарез как раз на другой день после того, как их выбросили. Сортировать такие документы удобно по разным папкам, не забывая их подписывать. А вот хранить такие файлы лучше не на рабочем столе, а где-нибудь в шкафу или на полках, и постарайтесь запомнить, какую систему для хранения вы придумали — по датам или именам клиентов (это можно записать в блокнот).
Наша подсказка: существует специальная программа «Мастер стикеров для папок» для распечатывания бумажных этикеток, которые вы потом можете либо наклеить на торец папки, либо разместить в особом пластиковом кармане. С помощью этой программы ваши папки будут выглядеть идеально, и вы всегда сможете найти требуемую информацию, не говоря уже о том, как поражен будет ваш директор, увидев такую красоту!
Клавиатуру можно держать на специальной выдвижной полочке
2. Приходится часто снимать со стеллажа или полки папки с документами и использовать их для повседневной работы? Не оставляйте их на рабочем столе навечно, придерживайтесь простого правила — минут за десять до окончания рабочего дня возвращайте их на место. В эти же десять минут вполне можно уложиться и привести в аккуратный вид канцелярские принадлежности. С помощью этого нехитрого приема вы сможете убить двух зайцев — наведете порядок на столе и настроитесь на логическое завершение трудового дня.
3. Для тех, кому сложно запоминать придуманную систему хранения документов (а также для тех, кто эту систему склонен все время менять), наш совет — принцип распределения папок и инструкций храните в специальном блокноте или в мобильном телефоне. Также стоит знать, что существует множество программ-напоминаний для компьютера, которые несложны в использовании, но очень удобны.
4. Обязательно ведите список срочных дел, вычеркивая из него те, которые уже выполнены. Этот нехитрый прием организации своего рабочего времени помогает значительно сократить сроки исполнения любых заданий и отчетов. Не забудьте в этот список ежедневно включать пункт «Разобрать бумаги на рабочем столе»!
5. Неотложные, «горящие» и «катастрофические» дела записывайте на стикерах — ярких клеящихся листочках, которые можно прикрепить, к примеру, на монитор, где они всегда будут перед глазами. Обязательно указывайте срок исполнения дела — так вам будет легче организовать свое рабочее время, возможно, вы успеете решить еще несколько проблем, пока придет время сдавать сложный отчет.
Все должно быть под рукой, но ничего не должно мешать
Ничего лишнего — только необходимое
Говоря о том, что порядок на рабочем месте — это «ничего лишнего», мы имели в виду буквально все, вплоть до лишних инструментов и предметов на рабочем столе. Подумайте, не будет ли удобнее убрать клавиатуру и компьютерную мышь на специальную выдвижную полочку внизу столешницы? Так вы освободите значительное место на поверхности стола, и писать, и изучать документы будет гораздо удобнее.
Еще одна тонкость организации рабочего места: не забывайте периодически, хотя бы один раз в неделю, протирать поверхность клавиатуры, «мышки» и всего рабочего стола, очищая от пыли, грязи и вредных микробов. Использовать для этого можно обычную тканевую салфетку, смоченную водой, а можно использовать специальные влажные салфетки с антибактериальным эффектом. Не забывайте очищать также телефонную трубку и сам телефонный аппарат, а также поверхность всех офисных приборов — факса, ксерокса, принтера.
Огромная часть нашей жизни проходит на работе. Здесь мы проводим практически весь день, причем подряд пять, а то и шесть дней за неделю. Безусловно, такой порядок вещей должен приносить удовлетворение от работы, и, конечно, это будет зависеть также от того, насколько правильно организовано ваше рабочее место. Экономьте свое время, организуйте свою работу правильно, тогда работа будет приносить удовольствие, и вы с радостью будете просыпаться по утрам, предчувствуя новый трудовой день, полный событий и побед! Удачи!
Всем доброе утро!
После недавнего ремонта проведенного в моей комнате, я решил о соблюдение порядка на рабочем месте и как это мотивирует к работе.
Рабочее место для многих из нас – место, где мы проводим большую часть жизни. Трудимся ли мы в офисе или организовали свою деятельность дома, работа неотъемлемая часть наших будней.
Мало кто задумывается, что рабочее пространство – это не только инструмент заработка, но и источник нашего вдохновения, гарант внутренней гармонии человека и, как следствие, успешности. Порядок на рабочем месте помогает нам сохранять ясность мыслей и концентрацию на поставленной задаче.
Чистота — залог здоровья.
Порядок на рабочем месте – залог успеха.
Психологи данным вопросом озадачились уже давно, провели ряд исследований и сделали вывод, что беспорядок вызывает стресс, а так же является причиной депрессии во многих случаях. Если на вашем столе кипа нужных и ненужных бумаг, документов, журналов, записок, милые сувенирчики и фото, а кроме того множество полезных мелочей – ручки, файлы, скрепки, стикеры, да еще в придачу пару чашек, не всегда чистых, – всё это можно до поры до времени принимать за творческий беспорядок. Он и правда может быть очень творческим и стимулировать Вас к гениальным решениям, но, к сожалению, не очень долго.В большинстве случаев такое положение вещей снижает вашу концентрацию, а, следовательно, эффективность выполнения работы, порой страдает и качество. Вы начинаете тонуть в собственных «очень полезных вещах», с трудом находите необходимые документы, и тратите массу времени впустую. Повышается уровень стресса, страдает рабочий настрой и результат не так уж радует, может расти недовольство собой, а там и до депрессивных состояний недолго.
Всего этого можно избежать, если поддерживать своё рабочее место в порядке. Уделите однажды время, разберите свои «завалы», структурируйте информацию, возьмите за правило уделять наведению порядка 5-10 минут каждый день и Вам гарантировано хорошее настроение и позитивный настрой на работу.
Что касается документов их лучше рассортировать на 3 группы:
- те, с которыми вы работаете прямо сейчас;
- те, к которым вы периодически обращаетесь;
- те, работа с которыми успешна закончена.
Пусть на вашем рабочем столе не останется ничего, кроме компьютера, необходимых канцелярских мелочей и текущих документов, можете оставить еще чашечку кофе для собственного комфорта и удовольствия. Так реализуется один из основных советов психологов — придерживаться правила чистого стола. Некоторые специалисты советуют следовать правилу «пустого верхнего ящика стола». Оно заключается в том, что в конце рабочего дня, вы убираете все в верхний ящик стола, который держите обычно не занятым. Таким образом, каждый новый день у вас начинаете с чистого стола. Это помогает не испытывать стресс каждое утро, ведь вас встречает пустой и аккуратный стол, вас не угнетает вид стопок папок и бумаг, с которыми надо разобраться, а значит, вы чувствуете себя хозяином ситуации.
Документы, к которым вы обращаетесь регулярно за справочной информацией, можно держать на «расстоянии вытянутой руки», будь это полка на стене, или ящик стола. А вот те бумаги, которые уже не нужны, но выбросить их по разным причинам нельзя, лучше убрать подальше, как говориться с глаз долой.
Не забудьте обзавестись таким важным элементом рабочего места
, как корзина для мусора, ведь она ваш главный помощник в борьбе с беспорядком.
Если один раз вы упорядочите свое рабочее пространство, а затем приучите себя его следить за порядком, просто кладя все вещи и документы на свои места, вы сами заметите, насколько легче Вам стало сосредоточиться, насколько быстрее Вы справляетесь с поставленными задачами, насколько комфортнее вам стало работать.
P.S. — Предлагаю взаимовыгодное сотрудничество по раскрутке блога, подробности читайте .
Обсудить данную статью можно в Twitter . Благодарен буду за :
Материалы по теме:
Теперь домен и хостинг на 40% дешевле. Акция для подписчиков и читателей
Всем привет. Решил провести акцию для своих подписчиков и читателей. Зарегистрировавшись по моей реф. ссылки на хостинге Beget, я возвращаю своим рефералам до 40% ...
Anime Studio Pro. Моя первая пробная работа
Всем привет! Речь сегодня пойдет про одну программу Anime Studio Pro. Благодаря этому софту можно создавать мультфильмы, анимацию и кучу разных крутых вещей. Вот...
Внимание акция! Дешевые доменны до конца июня
Всем привет! Одна из крупнейших хостинг компаний Beget проводит акцию "Доменная лихорадка". Суть акции в том, что с 1 по 30 июня 2017 года, ...
Замечали за собой, что вам трудно работать, если на вашем рабочем месте бардак, и в том помещении, в котором вы находитесь, беспорядок? Действительно, внешнее всегда имеет очень сильное влияние на внутреннее: некоторые офисные работники признаются, что им трудно работать, даже если на подоконниках пыль. Каким образом навести порядок и как организовать своё рабочее пространство?
Читайте об этом более подробно в нашей статье.
На работе человек проводит довольно много времени. Рабочий стол – одна из важных составляющих рабочего процесса. Как правило, беспорядок на рабочем месте характеризует человека как некомпетентного работника: если он не в состоянии поддерживать порядок на своём рабочем месте, это значит, что у него отсутствует порядок в голове, что, в свою очередь, приводит к хаосу в делах.
Зачем нужен порядок на столе?
Уже давно закончились времена, когда работа в офисе означала всего лишь работу с 9 до 6 и выполнение своих обязанностей. Теперь большинство работодателей ищут тех работников, которые будут со всей ответственностью относиться к своей работе, быть в ней заинтересованными, активно участвовать в делах компании. Такие люди смогут сделать работу плодотворной и принести массу полезного. К сожалению или к счастью, но беспорядок на рабочем месте не с лучшей стороны раскрывает работника. Как же добиться повышения работоспособности, как грамотно организовать свой рабочий процесс?1. Критично осмотрите свой рабочий стол: вам точно нравится, как он выглядит? Если ваш ответ – «нет», вы обязательно должны заняться уборкой рабочей поверхности. В противном случае, очень скоро вы заметите, что вы ничего не успеваете, что не можете собраться с мыслями и выполнить свою работу. Сейчас ваша задача – посмотреть на своё рабочее место глазами коллег и клиентов и поставить себя на их место. У кого вы бы скорее спросили совета или сделали заказ – у человека, на столе которого вразброс валяются кипы бумаг, или у того, для кого правила поддержания порядка на рабочем месте – не пустой звук, и всё лежит на своих местах?
2. Не думайте, что руководство ничего не замечает: они всё видят и наблюдают за вами, в том числе и за организацией вашего рабочего процесса. Поверьте, гораздо привлекательнее и солиднее выглядит сотрудник, который на 100% уверен, где и какие документы у него хранятся, чем тот, кто перед партнёрами или клиентами начинает судорожно искать в беспорядке нужные бумаги. Порядок на рабочем месте необходим не только для того, чтобы показать себя в лучшем свете перед начальством, но и для выстраивания хороших взаимоотношений с партнёрами и клиентами и другими участниками рабочего процесса.
3. Хотите научиться поддерживать порядок на рабочем месте? Научитесь следить за организацией своего рабочего пространства и старайтесь не допускать ситуаций, когда в самый неподходящий момент у вас закончилась бумага в принтере, скобы для степлера или файлики. Поддержание порядка на рабочем месте подразумевает наличие специального канцелярского органайзера, где вы сможете хранить всё необходимое для своей работы.
Как научиться поддерживать порядок на рабочем месте?
Если вы хотите прослыть ответственным работником, ждёте повышения и мечтаете о подъёме по карьерной лестнице, воспользуйтесь некоторыми хитростями, которые наверняка обратят на вас внимание со стороны вашего начальства. С позитивной точки зрения, разумеется.1. Научитесь сортировать свои документы. Если есть те, которые вам наверняка не понадобятся в ближайшее время, уберите их на дальнюю полку. То, что вам точно не пригодится, сложите в мусорный пакет. На рабочем столе может скопиться куча ненужного хлама, который вы порой даже не замечаете. Придумайте особую систему хранения: документы в алфавитном порядке, по дате создания и так далее. Так вам будет проще найти необходимые бумаги.
Для поддержания порядка существует одна любопытная программа под названием «Мастер стикеров для папок». Ваша задача – распечатать специальные бумажные этикетки, которые вы сможете прикрепить на торец папки или поместить в пластиковый карман папки. Чистота и порядок на рабочем месте с подобной программой будут обеспечены на все 100%!
2. Всегда возвращайте на место все папки с документами. Даже если вы не успели сделать это в разгар рабочего дня, уделите этому 10 минут до окончания вашего рабочего времени. Психологи утверждают, что эта небольшая хитрость не только поможет навести порядок на рабочем месте, но и дать своему мозгу сигнал о том, что рабочий день окончен, и теперь можно расслабиться.
3. Если вам сложно запомнить, по какому принципу вы распределили папки и документы, обязательно запишите свой способ в блокнот, тетрадь или в заметки в телефоне. Ещё один вариант – таблица excel в компьютере. Кстати, не забывайте, что порядок на рабочем месте касается не только вашего рабочего стола, но и вашего компьютера, многочисленных папок и файлов.
4. Одно из главных правил по наведению порядка на рабочем месте – ведение списков дел. Казалось бы, не относится к порядку на рабочем месте, но зато помогает структурировать всё в голове, научиться выполнять дела и обязанности вовремя. Список рекомендуется вести по мере необходимости выполнения дел: сложные и важные и те, что могут подождать. Список лучше составлять накануне рабочего дня. От этого зависит не только повышение работоспособности, но даже повышение вашего уровня самодовольства: так приятно видеть, как дела из списка постепенно заканчиваются!
5. Если у вас есть срочные дела , обязательно записывайте их на цветных стикерах или больших бумажках и кладите их так, чтобы они всё время были у вас на виду – например, на монитор компьютера. Кстати, не забудьте подписать сроки, в которые вы должны будете выполнить то или иное дело. Так вам будет легче ориентироваться.
Порядок на рабочем месте – легко!
Ваше рабочее место не должно содержать ничего лишнего: в прямом и переносном смысле. Разумеется, никаких свалок из скомканных бумажек, ручек, которые уже не пишут, чеков быть не должно. Всё аккуратно и…по полочкам. Да, именно по полочкам: если вам не хватает места на рабочем месте, лучше поговорить об этом с начальством, чтобы они решили вопрос по чистоте и порядку вашего рабочего пространства. Помимо файлов с документами, убрать можно также компьютерную клавиатуру – для этого существует специальные выдвигающиеся полочки под столешницей. Удобно и освобождает пространство.Кстати, ещё одной хитростью по организации вашего рабочего пространства является умение следить за своим столом не только с точки зрения отсутствия там ненужных вещей, но и умения следить за своими рабочими принадлежностями. Так, например, мы рекомендуем вам еженедельно протирать клавиатуру, мышку, монитор, поверхность стола от пыли и грязи. Не забудьте очистить и другие приборы: факс, телефон и иные средства, необходимые вам для работы.
От того, как вы сможете навести порядок на рабочем месте , зависит не только ваш рабочий процесс, его плодотворность, но и даже ваше настроение. В ваших силах создать своё настроение – не забывайте о простых правилах поддержания чистоты, и тогда рабочая рутина очень скоро превратится для вас в приятное времяпрепровождение!