Должностные обязанности - это трудовые обязанности сотрудника в зависимости от занимаемой им должности и специфика выполнения трудовых функций. Эти обязанности отражаются в должностной инструкции.

Должностная инструкция - это локальный документ, в котором отражаются права и обязанности сотрудника, а также его обязанности и ответственность за их невыполнение в зависимости от специфики занимаемой должности и деятельности предприятия.
Должностные инструкции разрабатываются специалистами кадровой службы совместно с юристами. Этот документ должен полностью соответствовать действующему законодательству.
Утверждает документ работодатель или наёмный руководитель, если он обладает таковыми полномочиями.

Перед тем как подписать с соискателем трудовой договор, работодатель должен ознакомить его с должностной инструкцией. Если работник согласен, он должен поставить свою подпись на последнем листе документа.
Если работник не будет ознакомлен с инструкцией, то работодатель не сможет его привлечь к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих обязанностей.

Должностные инструкции необходимы для оценки деятельности работника, а также для проведения аттестации.

Существуют типовые инструкции, на которые можно ориентироваться при составлении. Но их не стоит брать за основу, так как они составлены без учёта спецификации деятельности предприятия и должности.

Типовая должностная инструкция

От того, как оформлена должностная инструкция, зависит порядок её принятия и введения её в действие. Если она является приложением к трудовому договору, то она принимается при обоюдном согласии обеих сторон. То есть работодатель предлагается свой вариант документа, а работник либо полностью соглашается с ним, либо указывает на те пункты, которые он хотел бы поменять.

Если должностная инструкция является отдельным документом, то утверждает её работодатель единолично.

В типовой должностной инструкции должны быть следующие пункты:

• общие положения. Здесь нужно указать:
  • точное наименование должности;
  • кому подчиняется данный работник;
  • должностное лицо, которое имеет право назначить его должность и освободить его;
  • наличие или отсутствие подчинённых;
  • возможность и порядок замещения данного сотрудника на случай его отсутствия по уважительной причине (например, очередной отпуск);
  • список документов и нормативных актов, которыми данный сотрудник может руководствоваться при осуществлении своей трудовой деятельности;
• основные задачи и обязанности данного работника. Этот раздел ещё называют «Должностные обязанности». В этом разделе раскрываются основные задачи деятельности данного работника в зависимости от специфики занимаемой им должности:
  • определяется основная задача, которую он должен выполнять на протяжении всей своей трудовой деятельности у данного работодателя;
  • определяется круг его дополнительных обязанностей, которые «вытекают» из основной задачи;
• права. Здесь указывается подробный перечень того, что работник имеет право делать на рабочем месте для улучшения выполнения своих непосредственных обязанностей.
  Права сотрудника должны быть определены достаточно чётко. Это необходимо для успешного разрешения споров и конфликтов, которые могут возникнуть в ходе работы между сотрудником и работодателем. На основании инструкции работник может отстаивать свои права в суде.Предоставление сотруднику определённых прав способствует выполнению им своих обязанностей.
• ответственность работника за невыполнение своих основных должностных обязанностей.
  В этом разделе должностной инструкции указывается ответственность работника не только за невыполнение своих обязанностей, но и за неиспользованием им своих прав, которые представлены в предыдущем разделе.
  Здесь нужно чётко указать, какая ответственность возлагается на работника за те или иные дисциплинарные нарушения. Если этого не сделать, то работник может оспорить в суде наложение того или иного дисциплинарного взыскания;
• требования к работнику. Здесь нужно указать, каким требованиям должен отвечать соискатель для того чтобы занимать эту должность. Можно указать:
  • образование;
  • наличие или отсутствие необходимого стажа работы в аналогичной должности;
  • наличие или отсутствие специальных навыков. Например, водительских прав или лицензии на ношение оружия.

Требования к работнику не обязательно выделять в отдельный пункт. Всю информацию этого раздела можно указать в «Общих положениях».

Положения должностной инструкции не должны быть:

• Расплывчаты. Каждый пункт и подпункт должен нести конкретную информацию;
• Повторяемы. В каждом пункте и подпункте должна быть только та информация, которая имеет отношение к данному разделу.

Трудовой кодекс Российской Федерации в статье 16 определяет возникновение трудовых отношений между работником и работодателем на основании трудового договора. Статья 57 Кодекса к существенным условиям трудового договора относит наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретную трудовую функцию, а также права и обязанности работника. Законодательством предусмотрено, что запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Таким образом, при заключении трудового договора устанавливаются пределы ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение им своих служебных обязанностей.

Вместе с тем разумные рамки содержания трудового договора, как правило, дают возможность отразить лишь достаточно общие положения о правах и обязанностях работника, о квалификационных требованиях. Зачастую в подразделениях (отделах, управлениях и т.п.) предприятий имеется несколько работников, выполняющих различные функции, но с одинаковым наименованием должности: эксперт, инженер, менеджер, бухгалтер, контролер и др. Каждый из упомянутых специалистов занимается только той конкретной работой, которая предусмотрена в трудовом договоре с ним. При определении функциональных обязанностей работников, имеющих одинаковое наименование должности, всегда присутствуют элементы некоторого различия по сфере приложения труда исходя из реальных требований объема и характерных особенностей выполняемых функций. Нужно учесть и индивидуальные возможности работника (образование, опыт работы, полученную квалификацию и т.п.). В последние несколько лет произошли большие изменения на рынке труда, появились необычные профессии, ужесточились требования к опыту и образованию специалистов. В связи с появлением новых форм осуществления деятельности и оказания услуг потребность в описании ранее мало использующихся, а часто и не имеющих аналогов профессий и должностей огромна. Кроме того, интенсивное развитие отдельных отраслей промышленности, становление малого и среднего бизнеса, появление инвестиционных проектов с участием иностранного капитала, развитие наукоемких технологий и производств, активизация рекламного бизнеса, внедрение Интернет-проектов диктует введение в современный кадровый документооборот новых наименований профессий и должностей. Несколько лет назад трудно было предугадать появление таких специальностей, как биржевой маклер, дизайнер, консультант по налогам, специалист по защите информации и т.п. Таким образом, правильное документальное оформление новых процессов и технологий в совокупности приводит к активизации инновационной политики и развитию бизнеса. Документом, позволяющим более подробно отразить нюансы производственных процессов, зафиксировать права и обязанности работника при выполнении конкретной трудовой функции, является должностная инструкция соответствующего руководителя, специалиста или служащего, разрабатываемая и утверждаемая администрацией работодателя.

Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы на предприятии (в организации).

Несомненно, должностные инструкции представляют собой дополнительную гарантию трудовых прав работника и обеспечивают стабильность трудовых отношений. Но нельзя забывать и о том, что документальное упорядочивание процессов, отраженных в должностных инструкциях работников, оказывает положительное влияние на весь производственный цикл как инструмент эффективности деятельности предприятия (организации). Главная выгода для работодателя в применении должностных инструкций - прежде всего стандартизация и оптимизация процессов. Наличие документа, регламентирующего рабочий цикл, дисциплинирует сотрудника, позволяет ему принимать точные и взвешенные решения, не дублировать действия других сотрудников, оптимально распределять рабочее время. Если же говорить о "моральных" качествах такого документа, как должностная инструкция, можно отметить ее положительный эффект для адаптации вновь принятого сотрудника как к отношениям в коллективе, так и к возложенным на него обязанностям. Для кадровой службы предприятия должностные инструкции являются неоценимым документом по оценке внутренних кадровых резервов, учета рабочего времени, оптимизации штатного расписания, определении адекватной заработной платы в соответствии с квалификационными характеристиками каждого работника. Должностные инструкции помогают и в проведении аттестаций, выявлении новых требований и возможностей для работника по данной специальности. Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений.

Кроме того, форма и содержание должностной инструкции не регламентированы законодательно и не отражены в нормативных документах.

Для некоторых предприятий - это перечисление прав и обязанностей работника, для других - правила поведения, для третьих - полное описание технологических процессов с подробной регламентацией связей между подразделениями, описанием форм отчетности, распределением времени труда и отдыха. При разработке должностных инструкций можно использовать "Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих" и "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих".

Несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Должностную инструкцию должен подписать работник, которого она касается.

ПРИМЕРНАЯ СТРУКТУРА
ТЕКСТА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.
В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника, например:
основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;
порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.
В разделе "Обязанности работника" указываются особенности:
связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);
требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
порядок исполнения поручений;
этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.
В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.

Для формирования содержания должностной инструкции используют нижеуказанный справочник.

В соответствии со статьей 143 Трудового кодекса РФ тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 установлено, что Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее - ЕКС) состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих.

Чем отличаются должностные обязанности от функциональных обязанностей?

1. Должностные обязанности формируются исходя из штатного расписания, а функциональные - разрабатываются руководителем подразделения исходя из необходимости. Они не могут радикально отличаться.