Положение о ведении личных дел работников. Положение о порядке ведения личных дел сотрудников

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

ПОЛОЖЕНИЕ

02.11.2011 № 1-П

г. Москва

О ведении личных дел работников

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение о ведении личных дел работников ООО "Бета" разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Положением, утв. Указом Президента РФ № 609 от 30 мая 2005 г., Инструкцией по делопроизводству ООО "Бета" , Положением о работе с персональными данными ООО "Бета" и является локальным нормативным актом ООО "Бета" .

1.2. Настоящее П оложение разработано в цел ях регламентации работы с личными делами работников ООО "Бета" (их формированием, ведением, использованием и хранением) и определяет порядок действий работников, участвующих в работе с данной документацией.

1.3. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В едение личного дела обязательно для каждого работника .

1.4. Формирование, ведение и хранение личных дел осуществляют работники отдела кадров ООО "Бета" .

2. СОСТАВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

2.1. В личное дело работника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу, непосредственно работой и увольнением.

Персональные данные, внесенные в личные дела работников (иные сведения, содержащиеся в личных делах работников), относятся к сведениям конфиденциального характера, получение, обработка, использование и передача которых производится в соответствии с Положением о работе с персональными данными.

2.2. К личному делу работника приобщаются:
– заявление работника о приеме на работу (переводе, увольнении);
– личный листок по учету кадров, анкета;
– копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
– копия трудовой книжки;
– копии документов о профессиональном образовании, заверенные в установленном порядке;
– копии документов о профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания, заверенные в установленном порядке (при наличии);
– характеристики, рекомендации с прежних мест работы;
– копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (при наличии);
– копии приказов по личному составу, касающи х ся работника (приказа о приеме на работу, переводе на другую работу (должность), поощрении работника, наложении дисциплинарного взыскания, увольнении (прекращении трудового договора) и т.п.);
– экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений к нему;
– копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
– аттестационный лист работника и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне);
– копии документов о включении работника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
– документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну (если исполнение обязанностей по должности связано с использованием таких сведений);
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
– копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
– копия ИНН;
– копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;
– медицинское заключение о наличии (отсутствии) у работника заболевания, влияющее на характер выполняемой им работы (при необходимости);
– справка о наличии (отсутствии) судимости (факта уголовного преследования / прекращени я уголовного преследования), выданная в установленном законодательством порядке, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подверга вшиеся уголовному преследованию.

2.3. К личному делу работника могут приобщаться иные документы по усмотрению начальника отдела кадров ООО "Бета" , за исключением документов, имеющих второстепенное значение (о предоставлении отпуска, справки с места жительства, о жилищных условиях, черновики документов, проекты и т.п.).

2.4. В личное дело работника вносятся также его письменные объяснения после ознакомления с документами своего личного дела.

3. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ. ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ

3.1. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора и утверждения приказа о приеме работника на работу, но не более недельного срока с даты наступления обоих указанных событий.

3.2. Документы включаются в личное дело в хронологической последовательности.

3.3. Копии документов работника, внесенные в его личное дело, заверяются подписью работника отдела кадров и печатью отдела кадров.

3.4. После оформления личного дела документы, приобщенные к личному делу работника, помещаются в отдельную папку, страницы документов нумеруются, заполняются реквизиты о бложки (см. приложение 1 ) и корешка папки.

3.5. К личному делу прилагается в нутренняя опись (см. приложение 2 ). Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во в нутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отража е тся во в нутренней описи в графе "Примечание".

3.6. К личному делу прилагается л ичный листок по учету кадров (см. приложение 3 ). Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения л ичного листка проверя е тся работником отдела кадров. На л ичный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка работника.

Если после заполнения л ичного листка по учету кадров в учетных данных работника произошли изменения, составляется д ополнение к личному листку по учету кадров (см. приложение 4 ), к оторое также нужно включить в личное дело работника.

3.7. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с л ичным листком по учету кадров может заполняться а нкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров.

3.8. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в к ниге учета личных дел (см. приложение 5 ).

3.9. После увольнения работника дело закрывается, оформляется л ист-заверитель (см. приложение 6 ), который показывает количество листов в деле и изменения в его составе и состоянии. Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником отдела кадров.

3.10. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ.

4. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

4.1. Личные дела хранятся в отделе кадров отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы.

4.2. Личные дела работников, уволенных из ООО "Бета" , сдаются кадровой службой на архивное хранение.

4. 3 . Личные дела после увольнения работников хранятся:
– 75 лет (личные дела обычных работников);
– постоянно (личные дела руководителей ООО "Бета" , членов ее руководящих, исполнительных и контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени).

Личные дела обычных работников при хранении периодически подвергаются просмотру (путем проведения экспертизы ценности документов) в цел ях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению (например, в силу их научно-исторического значения) в соответствии с законодательством РФ.

4. 4 . Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам ООО "Бета" с письменного разрешения Генерального директора ООО "Бета" . При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

4. 5 . Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка (см. приложение 7 ), которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

4. 6 . Генеральный директор ООО "Бета" своим приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел работников. Факт проверки фиксируется в д ополнении к личному листку по учету кадров (приложение 8 ).

4. 7 . При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет а кт проверки наличия и состояния личных дел, представляемый на утверждение Генеральному директору ООО "Бета" .

5. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА КАДРОВ

В обязанности работников отдела кадров при ведении личных дел работников входит:
5.1. Приобщение документов, указанных в п . 2.2-2.4 настоящего Положения, к личным делам работников .
5.2. Обеспечение со хранности личных дел работников.
5.3. Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников в соответствии с Положением о работе с персональными данными ООО "Бета" .
5.4. Ознакомление работника с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по его просьбе и в иных случаях согласно п. 4.3 настоящего Положения.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Работники отдела кадров, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников, установленного настоящим Положением.

7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

7.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором ООО "Бета" и действует до его отмены (принятия нового Положения).

Принято на заседании

педагогического совета

МБОУ СОШ № 11

Протокол № 2

УТВЕРЖДАЮ:

Директор школы

М.В.Легедь

ПОЛОЖЕНИЕ
О ФОРМИРОВАНИИ, ВЕДЕНИИ И ХРАНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

обучающихся муниципального бюджетного

общеобразовательного учреждения

средняя общеобразовательная школа № 11

Общие положения

1. Настоящее Положение о формировании, ведении и хранении дел обучающихся и воспитанников (далее – Положение) разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

1.2. Настоящее Положение утверждается Приказом по Школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего Положения рассматривается в соответствии с ТК РФ.

II. Порядок оформления личных дел при поступлении в общеобразовательную организацию

2.1. Личное дело является документом обучающегося, ведение его обязательно для каждого обучающегося школы с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).

2.2. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.

2.3. В личное дело обучающегося заносятся: общие сведения об об учающемся , итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая медаль).

2.4. Личные дела обучающихся Записи в личном деле необходимо ведутся четко, аккуратно, черной пастой.

2.5. Личное дело обучающегося формируется из следующих документов:

заявление на имя руководителя образовательной организации;

медицинской карты ребенка с заключением о возможности обучаться в массовой школе (в дальнейшем находится у медицинского работника);

справки с места жительства о составе семьи;

копии страхового медицинского полиса;

копии страхового пенсионного полиса;

копии аттестата об окончании 9-го класса (для обучающихся 10 – 11 классов);

договора о сотрудничестве образовательной организации с родителями обучающихся (законными представителями);

согласия законного представителя на обработку персональных данных;

копии свидетельства о рождении, включая копию вкладыша – свидетельства о гражданстве;

копии паспорта (обучающегося с 14 лет) (2 страницы).

III . Порядок ведения и хранения личных дел обучающихся

3.1. Личные дела обучающихся в I - III классах ведутся учителями, в IV - X (XI) - классными руководителями.

3.2. Личные дела обучающихся хранятся в кабинете директора в строго отведённом месте.

3.3. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К-5 (2) означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5 во второй книге).

3.3. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В состав папки входят:

обложка (см. Приложение 1),

внутренняя опись документов (см. Приложение 2),

список обучающихся класса, который меняется ежегодно (см. Приложение 3).

3.4. Инспектор по кадрам вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дату приказа).

IV . Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся

4.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

4.2. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле ведуться четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

4.3. На титульный лист личного дела приклеивается фотография ученика. Вновь прибывшие обучающиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение двух недель со дня прибытия.

4.4. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об обучающемся, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.

4.5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись руководителя образовательной организации.

4.6. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.

4.7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.8. На все документы, которые находятся в личном деле обучающегося, составляется опись документов, имеющихся в личном деле.

4.9. Работа классного руководителя с личными делами обучающегося осуществляется в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных» в присутствии инспектора по кадрам.

V . Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из Школы

5.1. При выбытии обучающегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).

5.2. Выдача личных дел производится инспектором по кадрам.

5.3. Инспектор по кадрам регистрирует выдачу личного дела в “Книге движения личных дел обучающихся”.

5.4. Выдача личных дел осуществляется после выполнения родителями (законными представителями) следующих обязательств:

подача на имя директора Школы заявление;

получение у библиотекаря обходного листа (Обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты – внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу согласно Положению о библиотеке Школы);

сдача обходного листа инспектору по кадрам;

предоставление справки-подтверждения из учебного заведения, в которое поступает ученик (если выбывает в течение учебного года).

5.5. При выдаче личного дела инспектор по кадрам оформляет запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.

5.6. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.

5.7. В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок. При выбытии учащихся 10 и 11 классов выдается личное дело и копия аттестата об основном общем образовании.

5.8. В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.

5.9. Личные дела учащихся окончивших Школу или выбывших по иным причинам инспектор по кадрам передает в архив. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.

VI . Порядок проверки личных дел обучающихся

6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется инспектором по кадрам, заместителям директора по УВР и директором общеобразовательной организации.

6.2. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.

6.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся.

6.4. По итогам проверки заместитель директора по УВР, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием замечаний.

6.5. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел.

6.6. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел обучающихся классным руководителям объявляется благодарность.

6.7. В случае выявления недостатков работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по УВР. В данном случае классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.

6.8. За систематические грубые нарушения личных дел обучающихся директор вправе объявить классному руководителю замечание, снять стимулирующие доплаты.

Приложение 1

Образец оформления обложки папки, в которой хранятся личные дела учащихся

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 11 г. Еманжелинского муниципального района Челябинской области

Приложение 2

Образец оформления внутренней описи документов для формирования личных дел учащихся

Внутренняя опись документов

учащихся ____ класса

Документы

Ф.И.О.

учащегося

договор о сотрудничестве образовательного учреждения с родителями

согласие законного пред-ставителя на обработку персональных данных

Заявление о приеме

Справка из детской поликлиники

Копия свидетельства о рождении

Копия вкладыша о гражданстве

Справка с места жительства

Копия паспорта

Копия страхового медицинского полиса

Копия страхового пенсионного полиса

Копия аттестата

Иванов А.А.

Приложение 3

Образец оформления списка класса

Список учащихся __________ класса МБОУ СОШ № 11

Еманжелинского муниципального района Челябинской области

на 2012-2013 учебный год

Классный руководитель: ________________________

ФИО полностью

Отчество

Дата рождения

Домашний адрес

Не менять форму, шрифт 12, Times New Roman