Ведомственные архивы. Т.2.Становление и развития ведомственного хранения документов 6 ведомственное хранение документов 1917 1945 гг
Являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа.
Учитывая, что в Правилах излагаются только основные требования к работе в ведомственных архивах с документами личного происхождения, а также с особо ценными документами и страховым фондом копий особо ценных документов, в работе с этими категориями документов ведомственные архивы должны руководствоваться требованиями, установленными "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), указаниями Главархива СССР и других учреждений государственной архивной службы СССР.
В и разделах Правил изложен порядок передачи ведомственным архивом документов ГАФ СССР на государственное хранение и порядок приема-передачи документов при смене руководства организации, заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) и при реорганизации (ликвидации) организации.
К Правилам прилагаются 44 формы документов, составленных с учетом государственных стандартов и требований унификации документов. Порядок заполнения форм поясняется в тексте Правил.
Отраслевые государственные фонды и другие ведомственные архивы, осуществляющие постоянное государственное хранение документов ГАФ СССР, организуют и ведут свою работу в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984).
Ведомственное хранение Государственное хранение
Рисунок 10. Схема «Организация комплектования государственных архивов машиночитаемыми документами. Вариант 3.»
Рисунок 14. Использование единого архивного формата при комплектовании государственного архива ДМН. Рисунок 16. АИПС «Нормативно-методическая база архивной отрасли». СD-ROM. Screen shot. Рисунок 18. Раздел «Фонд» программного комплекса «Архивный фонд». Первый экран предназначен для ввода основных сведений о фонде. Screen shot. Рисунок 19. Раздел «Опись» программного комплекса «Архивный фонд» предназначен для ввода данных об описях фонда. Screen shot. Рисунок 20. Главное меню режима «Администратора» программы «Архивный фонд». Симпатичный администратор осуществляет создание паспорта архива, ведение рубрикатора, уничтожение данных, управляет доступом. Рисунок 21. Карточка фонда программы «Учет архивного фонда» АО Инсофт. Screen shot. Рисунок 22. Карточка описи программы «Учет архивного фонда» АО Инсофт. Screen shot. Рисунок 23. Карточка описания единицы хранения программы «Учет архивного фонда» АО Инсофт. Screen shot. Рисунок 24. Создание учетных документов в программе «Учет архивного фонда» АО «Инсофт». Screen shot. Рисунок 25. Главное меню режима администратора программы «Фондовый каталог». С него начинается работа с програмой – ввод даных, созданных программой «Архивный фонд». Screen shot. Рис 26. Обновление данных в программе «Фондовый каталог». Рисунок 27. Рисунок 28. Рисунок 29. Запись оцифрованных документов на CD-ROM. Фото. Создание массива электронных образов экспонатов в Государственном Русском музее путем сканирования. Проект концерна «Электронный архив». Фото. Рисунок 31. Электронная опись в интернете: БД по фонду Войскового хозяйственного правления Сибирского казачьего войска в ГА Омской области (ttp://www.ic.omskreg.ru/~archive/cgi-bin/arc.cgi). Screen shot. Рисунок 32. Указатель к метрическим книгам в ЦГА Республики Татарстан в интернете (www.archive.gov.tatarstan.ru/home/_metbooks/
). Screen shot. Рисунок 33. Тематический каталог «Документы по истории войны 1812 г.» в РГВИА. Screen shot. Рисунок 34. Именной межфондовый указатель в ГА Омской области. Screen shot. Рисунок 35. Фотокаталог ЦГА КФФД. Screen shot. Рисунок 36. Электронный каталог документальных фильмов РГА КФД в инернете (http://rgakfd.ru).
Screen shot. Раздел о механизации и автоматизации архивного дела был включен в учебник 1966 г.: Теория и практика архивного дела в СССР. Учебник. М., 1966. С. 310-372. Гельман-Виноградов К. Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1 Области применения. Классификация. М., 1980. Вы п.2. Проблемы использования в исторических исследованиях. М.,1982 Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах: Метод. пособие / Ред. О.А. Михайлов, сост. Б.А. Армадерова и др. М., 1985; Совершенствование АИПС на тематические комплексы архивных документов. М.,1987. Автоматизированные системы в архивном деле. (Реставрация и консервация документов с помощью АИПС). Документальные АИПС/ Отв. ред. О.А.Михайлов. М., 1985. 72 с.; Системы автоматизированного поиска и электронной реставрации архивных документов. М.:НИЦ КД СССР, 1989. 58 с Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. Изд. 1-е. М.: Диалог-МГУ, 2000. Он же. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности, использования. Аналитический обор зарубежного и отечественного опыта. /Росархив, РОИА, РГА НТД. 2-е изд., доп. М.,2000. 325 с.; Он же. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности, использования. Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта. /Росархив, РОИА, РГА НТД. 3-е изд., доп. М.,2002. Кн. 1,2. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2001. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Архивоведение. Учебник. М. :Профобриздат, 2002. С.244-263. В нашем курсе основное внимание уделено технологиям работы с документами на традиционных носителях, хотя опыт работы технотронных архивов также рассматривается в связи с тем, что принципы создания баз данных по технотронным и традиционным документам во многом схожи. Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1. Области применения. Классификация. М.:МГИАИ, 1980. С.11. Там же. С. 19. Подробно системы индексации рассмотрены в работах К.Б.Гельмана-Виноградова (Индексация классификационных схем каталогов документальных материалов//Вопросы архивоведения. 1960 № 8. С.19-29); Петровской И.Ф. (Классификатор предметно-тематических материалов//Там же.1959. № 1. С. 56-80); К.И. Рудельсон (Каталоги документальных материалов в архивах СССР. М.,1958). Воробьев Г.Г. Информационно-поисковые системы: современное состояние и перспективы развития//Советские архивы. 1975. № 5. С. 16-25. Романов Е.С. Чукова О.С. Некоторые вопросы методики разработки ИПС на базе вычислительных перфорационных машин // Советские архивы. 1972. № 1. С.63-72.. Классификация документов по этому признаку была предложена В.П.Черениным (Черенин В.П. Некоторые проблемы документации и механизация информационных поисков. М.:МНИ, 1955.) Богатов Б.Н. О каталогизации документальных материалов в государственных архивах//Вопросы архивоведения. 1959. № 4. С. 33. Теория и практика архивного дела в СССР. М.,1966. С.340. Раков Б.М. К вопросу о механизации научно-справочной и информационной работы архивов // Вопросы архивоведения. 1959. № 3. С.32-33. Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып.1. М., 1980. С.23-27. Николаев А.Д. К вопросу о механизации учета документов. (Из опыта работы научно-исследовательского Института Аэроклиматологии) //Вопросы архивоведения. 1959. № 2. Николаев А.Д. Новые виды документации и использование техники в целях информации//Вопросы архивоведения. 1960. № 8. С.56. Теория и практика архивного дела в СССР. М.,1966. С.347. Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1. С.30-31. Информационно-поисковые системы по документам учреждений // Советские архивы. 1984. N 3. С.65-69; Воробьев Г.Г. Информационно-поисковые системы: современное состояние и перспективы развития // Советские архивы. 1975. N5. С.16-25; Гаскин Д.И., Шапошникова А.С., Михайлова В.Г. Информационное и лингвистическое обеспечение АИПС на комплекс документов «Архитектура и градостроительство»// Советские архивы. 1984. N4. С.23-28; Долгих Ф.И., Михайлов О.А. ЭВМ в государственных архивах СССР // Журнал ЮНЕСКО по информатике, библиотечному делу и архивоведению. 1983. Т.5. N4. С.255; Воробьев Г.Г. Задачи кибернетики в области архивной документации // Вопросы архивоведения. 1963. N 4; Он же. Архивы и поиск научной информации //Вопросы архивоведения. 1964. N 4; Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляревский Р.С. Основы информатики. М.,1968; Они же. Информатика - новое название теории научной информации//Научно-техническая информация. 1966. N 12. Тимошук Л.А. Информационные носители, их характеристики и области применения. М.,1967.; Майоров Ф.В. Кодирование экономической информации и машиночитаемые документы. М.:Экономика, 1973. Чирченко О.Н., Штродах. Е.А. Основные формы машино-воспринимаемых документов. М.,1972. Гельман-Виноградов К.Б., Хромченко Л.Г. Кибернетика и историческая наука//Труды МГИАИ. Т. 25. М., 1967. С. 28-33. Второй выпуск учебного пособия К.Б.Гельмана-Виноградова «Машиночитаемые документы в СССР» (М.,1982) был посвящен математическим методам в исторических исследованиях, позволяющим проводить анализ машиночитаемых версий исторических источников – методов суммирования, корреляционного и регрессионного анализа, контент-анализа. Первый опыт применения АИПС в архивах и основ их построения достаточно полно освещен в работах архивоведов этого периода. См., например: Хромченко Л.Г. Роль методов и средств научно-технической информации в организации информационной деятельности архивов СССР// Прикладная документалистика. М., 1968. С. 95-100; Она же. История развития НТИ в СССР и научно-информационная деятельность государственных архивов. Автореф. дисс. на соиск. уч. степ. к.и. н. М., 1967; Автократова М.И., Назин И.С., Рудельсон К.И., Смоктунович Л.Л. О создании единой системы научно-справочного аппарата архивов СССР // Вопросы архивоведения. 1965. N 1. С. 3-15; Дударенко М.Л. Перфокаталогизация архивных документов и использование счетно-перфорационной техники для выдачи информации (Из опыта работы архива Министерства обороны СССР) // Вопросы архивоведения. 1963. N2. С.86-91; Он же. К вопросу о механизации информационной работы архивов //Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. М,1965. Т. 1. С. 517-533; Гельман-Виноградов К.Б., Рудельсон К.И. Некоторые проблемы механизации информационных поисков (на примере архивных фондов СССР) //НТИ. 1962. N8. С.21-27 и др. Теория и практика архивного дела в СССР. Учебник. М., 1966. С. 310-372. Филенко Е.Н. Внедрение электронно-вычислительной техники в систему управления (История вопроса)// Секретарское дело. 2003. № 6. С.30. Филенко Е.Н. Внедрение электронно-вычислительной техники в систему управления (История вопроса)// Секретарское дело. 2003. № 6. С.29. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга,2002. С.166. Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. М.1980. Вып. 1. С.46. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 1998. С.21. См., например: Михальчук А.М. Диалоговая система контроля исполнения документов в Минэлектротехпроме СССР// Советские архивы. 1982. № 6. С.52-54. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга,2002. С.165. По данным А.Соковой в Канаде за 1970-е годы объем документооборота возрос в два раза, в США ежегодный прирост составлял 72 млрд. документов (Сокова А.Н. Пути сокращения документооборота// Советские архивы. 1983. № 5. С. 3-10.) Машинограмма – документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники и оформленный в установленном порядке. К.Б. Гельман-Виноградов приводит следующие данные - к концу 1970-х годов в мире насчитывалось около 300 реферативных журналов, которые подготавливались с помощью ЭВМ и выпускались на магнитных лентах. (Гельман-Виноградов К.Б. Указ. соч. Вып. 1. С.39). Илизаров Б.С. Отраслевая система научно-технической информации по документоведению и архивному делу//Советские архивы. 1981. № 3. С.21. Банасюкевич В.Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин Э.А. На пути к созданию автоматизированной информационной службы//Отечественные архивы. 1999. № 2. С.27-32. Комиссия по применению математических методов и ЭВМ в исторических исследованиях издавала информационные бюллетени и тематические сборники: Математические методы в исторических исследованиях. М.,1972; Математические методы в социально-экономических и археологических исследованиях. М.,1981; Количественные методы в советской и американской историографии. М.,1983; Математические методы и ЭВМ в исторических исследованиях. М.,1985. См. также: Ковальченко И.Д. Методы исторического исследования. М., 1987; Ковальченко И.Д., Бородкин Л.И. Современные методы изучения исторических источников с использованием ЭВМ. М.,1987. Положение о Государственном архивном фонде СССР. Утверждено постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274. //Советские архивы. 1980. № 4. С.6. Методические рекомендации по организации документов на вычислительных центрах//Унифицированная система организационно-распорядительных документации, используемой в автоматизированных системах управления и в условиях традиционных методов управления. М.,1976. С.201-214; Перечень документов, образующихся в деятельности вычислительных центров, с указанием сроков их хранения на ВЦ //Там же. С. 215-232. Цаплин В. В. Организация хранения документов в ВЦ// Разработка УСОРД, пригодной для использования в автоматизированных системах управления. (По материалам совещания соразработчиков в Риге 27-29 марта 1973 г.). М., 1973.С. 79-81; Мирошниченко А. В. О классификации и экспертизе ценности документов АСУ// Советские архивы. 1979. № 6. С. 53; Гельман-Виноградов К. Б. Матричные носители информации как исторический источник// Источниковедение отечественной истории. 1975. М., 1976. С- 41-57; Он же. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1 Области применения. Классификация. М., 1980; Вып. 2. Проблемы использования в исторических исследованиях. М.,1982; Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов// Советские архивы. 1981. № 3. С. 14-20; Они же. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов//Советские архивы. 1985. № 3. С. 3-11; Черешня А. Т. Об источниковедческом изучении плановых документов на машинных носителях//В кн.: Источниковедение и историография. Специальные исторические дисциплины. Сб. статей. М., 1980; Он же. Об отборе на государственное хранение документов плановых органов// Советские архивы. 1982. № 4 ; Черешня А.Т. Научно-историческая ценность машиночитаемых документов//Советские архивы. 1983. № 5; Виноградов В. М., Гельман-Виноградов К. Б., Черешня А. Г. Машиночитаемые документы (некоторые аспекты источниковедческого анализа и формирования архивных комплексов)// История СССР. 1984. № 4. Такой точки зрения придерживались О.Н. Чирченко и Е.А. Штродах. Временные общеотраслевые руководящие правила о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемыми средствами вычислительной техники.//Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1981. № 9. С.3-9. Гельман-Виноградов К.Б. О научно-исторической ценности машиночитаемых документов//Советские архивы. 1983. № 5. С.11. Там же. С.14. Положение о порядке отбора, приема на архивное хранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники. М.,1983; Комплектование центральных государственных архивов СССР документами отраслевых автоматизированных систем управления. Методические рекомендации. М.,1985; Примерный перечень задач, решаемых ОАСУ промышленного профиля с указанием сроков хранения по задачам. М.,1985. Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов// Советские архивы. 1985. № 3. С. 6 Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники/ РНИЦ КД; ВНИИДАД. М.,1995. Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов// Советские архивы. 1985. № 3. С. 9 Перечни основных задач, решаемых АСУ, планировалось обязательно утверждать в государственном архиве. Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов// Советские архивы. 1981. № 3. С. 17. Имеется в виду отбор на хранение МЧД по задаче, которая выполняет основную функцию рассматриваемого комплекса задач и занимает в нем наиболее важное место. Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов// Советские архивы. 1985. № 3. С. 6. ГОСТ 6.10.4-84.Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыми средствами вычислительной техники. Основные положения. Например, магнитные ленты отечественного производства начала 1980-х годов имели срок хранения до 15 лет. РД 50 524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. М., 1985. Палли Х.Э. ЭВМ и новые возможности хранения исторической информации//Источниковедение отечественной истории. 1976. М.,1977. С.194. Славова-Петкова С. Современное состояние и тенденции развития системы НСА к архивным документам//Советские архивы. 1988. № 1. С.99. Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах: Метод. пособие / Ред. О.А.Михайлов, сост.Б.А.Армадерова и др. М., 1985. С 18-19. Интересен опыт Центрального партийного архива Болгарии. Там автоматизированный НСА (описи на магнитных носителях) создавался на стадии временного хранения, в так называемом текущем архиве ЦК БКП (где документы хранились в течении 10 лет). В Центральный партийный архив сдавались описи на бумаге и – параллельно – на магнитном носителе, для пополнения банка данных «Описи». Таким образом, ЦПА не создавал описи заново, что значительно экономило трудозатраты. (Славова-Теткова С. Создание и ведение каталогов с помощью ЭВТ//Советские архивы. 1990. № 3. С. 86). Михайлов О.А. Шапошников А.С. Автоматизированные системы поиска информации по документам государственных архивов//Советские архивы. 1982. № 4. С. 28. В разных источниках приводятся разные сведения об объеме базы данных. Так, в статье О.А.Михайлова и А.С.Шапошникова указано, что поисковая система включала 130 тыс. документов, хранящихся в 100 архивах. Из них 22 тыс. опубликованных (Михайлов О.А. Шапошников А.С. Автоматизированные системы поиска информации по документам государственных архивов//Советские архивы. 1982. № 4. С. 28.) Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах: Метод. пособие / Ред. О.А.Михайлов, сост.Б.А.Армадерова и др. М., 1985. С. 16-17. Там же. С 93, 101. Объем базы данных - 110 тыс. документов, хранящихся в семи архивах-соисполнителях. (Михайлов О.А. Шапошников А.С. Автоматизированные системы поиска информации по документам государственных архивов//Советские архивы. 1982. № 4. С. 28.) История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов:Тезаурус. Методические указания / ГАУ СССР; ЦГИА СССР; НИЦ ТД СССР. М., 1985. Раскин Д.И. Шапошников А.С., Михайлова В.Г. Информационное и лингвистическое обеспечение АИПС на комплекс документов «Архитектура и градостроительство» //Советские архивы.1984. № 4. С.24. Ефименко Р.Н., Кузеленков В.Н. АСНТИ по документам ГАФ СССР: порядок исполнения запросов//Советские архивы. 1987. № 2. С. 82-85. Ефименко Р.Н., Кузеленков В.Н. АСНТИ по документам ГАФ СССР: учет и хранение машинограмм //Советские архивы. 1988. № 2. С.94. Информационно-поисковые системы по документам учреждений // Советские архивы. 1984. N3. С.65-69; Воробьев Г.Г. Информационно-поисковые системы: современное состояние и перспективы развития // Советские архивы. 1975. N5. С.16-25; Гаскин Д.И., Шапошникова А.С., Михайлова В.Г. Информационное и лингвистическое обеспечение АИПС на комплекс документов «Архитектура и градостроительство» // Советские архивы. 1984. N4. С.23-28; Долгих Ф.И., Михайлов О.А. ЭВМ в государственных архивах СССР // Журнал ЮНЕСКО по информатике, библиотечному делу и архивоведению. 1983. Т.5. N4. С.255. Информационно-поисковый тезаурус по документам ГАФ СССР. Советский период / Главархив СССР; ВНИИДАД. М., 1982. 454 с.;То же. Дореволюционный период. М., 1981. 144 с.; История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов:Тезаурус. Методические указания / ГАУ СССР; ЦГИА СССР; НИЦ ТД СССР. М., 1985; Тезаурус информационно-поисковый по документам государственных архивов СССР (Советский период) / ВНИИДАД. Исполнитель И.В. Безбородова, Р.Н.Ефименко, О.А.Иванькова и др. М., 1986. 358 с. Системы автоматизированного поиска и электронной реставрации архивных документов. М.:НИЦ КД СССР, 1989. 58 с. Медведева Г.А, Красикова В.Ф. Научное описание архивных кинофотодокументов для подготовки научно-справочного аппарата автоматизированным способом//Совершенствование АИПС на тематические комплексы архивных документов. М.,1987. С.3-12. Медведева Г.А. Головкина Т.А. Описание и индексирование звукозаписей в процессе создания АИПС на документы ГАФ СССР//Советские архивы. 1986. № 6. С. 48-50. Автоматизированные системы в архивном деле. М., 1985. С. 46. Михайлов О.А., Малышев М.И., Поспелов В.В. Основные проектные решения по разработке автоматизированной системы обработки изображений АСОИз НИЦ ТД СССР//Автоматизированные системы в архивном деле. (Реставрация и консервация документов с применением ЭВМ. Документальные АИПС) Сборник научных трудов. М.: Изд. НИЦ ТД, 1985. С.11. Поскольку в американском архивоведении не руководствуются при классификации документов принципом происхождения, классификационной единицей служит архивная группа (аналог фонда или коллекции), которая разделяется части – серии по функциональному или тематическому принципу. Берк Ф.Г. Национальный архив и управление документацией в США//Советские архивы. 1988. № 3. С. 99. По сведениям Тихонова В.И. и Юшина И.Ф. уже в середине 1980-х годов в Западной Европе и США от 50 до 80% правительственной документации первоначально создавалось в машиночитаемом виде (Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 - 1980-е годы//Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 39.) К 1970-му г. после двух лет работы отдел NARSа насчитывал 5 млн. томов МЛ, 2 тысячи файлов. (Даниленко И.И. Танонин В.А. О работе с машиночитаемыми документами в зарубежных архивах//Советские архивы. 1984. № 2. С.75.). Таблица составлена на основе данных учебного пособия И.М. Гарсковой «Базы и банки данных в исторических исследованиях» (М.,1994. С.17-19.) Бородкин Л.И. Архивы МЧД на географической карте//Информационный бюллетень Комиссии по применению математических методов и ЭВМ в исторических исследованиях при отделении истории РАН. 1992. № 6. Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов// Советские архивы. 1981. № 3. С. 18. Киселев И.Н., Шапошников А.С. Работа с машиночитаемыми документами в архивах Дании//Отечественные архивы. 1995. № 3. С.115. В Англии – от 19 до 1900 фунтов стерлингов, в США - от 400 до 600 долларов. (Даниленко И.И. Танонин В.А. О работе с машиночитаемыми документами в зарубежных архивах//Советские архивы. 1984. № 2. С.75.) Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 - 1980-е годы//Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 46. Даниленко И.Н.Танонин В.А. О работе с машиночитаемыми документами в зарубежных архивах//Советские архивы. 1984. № 2. APDA: Archives and Automatisaton. Киселев И.Н. Информационные технологии в архивном деле (По материалам XII конгресса Международного совета архивов)// Информационный бюллетень ассоциации "История и компьютер".М.,1997. N 20. С. 71-85. Ныне сведения о разрабатываемых архивами базах данных публикуются на сайте «Архивы России», в журналах «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», информационном бюллетене ассоциации «История и компьютер», периодике региональных органов управления архивным делом и зональных научно-методических советов. Банасюкевич В.Д. Информатизация общества и государственная архивная служба// Советские архивы. 1990. № 1. С.83. См. подробнее лекцию 3. Регистрация осуществляется, например, НТЦ «Информрегистр», который выпускает каталог «Базы данных России». Московские организации обязаны регистрировать базы данных, созданные на бюджетные деньги, в реестре информационных ресурсов и систем Москвы. Гарскова И.М. Базы и банки данных в исторических исследованиях. М.,1994. С.33. Ограничения доступа к такого рода информации определены основами законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах», законом «О государственной тайне» и другими. Www.rusarchives.ru/lows/fz.shtml Там же. В свете широкой ко мпьютеризации ведения записей актов гражданского ссотояния интересно, что по новому закону срок хранения этой категории документво в организациях - 100 лет. Киселев И.Н. Информатизация архивного дела // Вестник архивиста. 1996. № 1. С.60. Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста.1996. N 1. С. 69. В 2002 г. тематические информационно-поисковые базы данных были созданы в 65 % архивов 35 субъектов РФ (Информационный бюллетень /Федеральная архивная служба. 2003. № 37. С. 51.) По словам И.Н. Киселева, стоимость реализации программы составляла около 100 млрд. руб. (в ценах 1996 г.), из них львиную долю (80,5 млрд. руб.) намечалось получить из федерального бюджета, 15,6 млрд. руб. - из бюджетов субъектов федерации, 11,9 млрд. руб. - из внебюджетных средств. Однако, поскольку поступление средств из бюджета не было гарантировано, и при выполнении программы пришлось выбирать приоритеты (Вестник архивиста. 1996. № 6. С. 55.) Первоначально планировалось выделить положения об электронных документах в отдельный раздел (Ларин М.В. Создаются новые правила работы государственных архивов //Отечественные архивы.1997. N 2. С.7), но впоследствии они были включены в общие разделы наравне с научно-технической и аудиовизуальной документацией. Это свидетельствует о том, что архивоведение электронных документов все сильнее интегрируется в традиционное архивоведение. Аналогичные разделы имеются и в Основных правилах работы архивов организаций. (Основные правила работы архивов организаций /Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М,2003. С. 9 (п.2.1.4), С. 58. (п.6.6), С.67-69 (п.7.7).) Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации / Росархив. ВНИИДАД. - М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002. 165-167 (п. 7.1, 7.2). Справка отдела организации НИР и внедрения ААТ Росархива о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. (Сайт «Архивы России». www.rusarchives.ru) Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2003. № 37. С. 51. Согласно данным сайта «Архивы России» ввод данных в 2002 г. осуществляли 12 федеральных архивов, 96 архивов субъектов РФ, 325 муниципальных архивов в 54 субъектах РФ. Т а м же. С.51. Губайдуллин Р.М. Автоматизированные технологии в региональных архивах. Центр документации новейшей истории Удмурдской республики//Отечественные архивы. 2003. № 1. С.27. Официальная презентация общероссийского архивного сайта «Архивы России» состоялась 25 мая 2001 г. в РГА НТД. Сайт был зарегистрирован в каталогах ЮНЕСКО и Европейской архивной сети. В 2002 году сайт посещали 280-320 российских и зарубежных исследователей ежедневно. (Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба РФ. 2002. № 34. С.33.) К 2001 г. число сайтов архивных учреждений составило 30 в 24 субъектах РФ. Архивный сайт Удмурдской республики зарегистрирован в каталоге ЮНЕСКО. Сайт РГА НТД зарегистрирован в Министерстве печати РФ. (Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба РФ. 2002. № 34. С.32.) Хотя в отдельных архивах проводились экспериментальные работы в этом направлении – так, в 2000 г. РГА КФД получил грант ЮНЕСКО на работы по оцифрованию фотонегативов. См., например: Документация в информационном обществе: проблемы государственного регулирования управления при переходе на электронные технологии. Материалы VIII международной научно- практической конференции. М.,2002; Вестник архивиста. 2002. № 1.; Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота. Доклады и сообщения на IX международной научно-практической конференции 5-6 декабря 2002. М.,2003. Материалы конференции «Электронные документы и архивы; теория и практика» 8-9 апреля. 1997 г., Москва.//ВНИИДАД. ОЦНТИ. СИФ. № 10200. Безопасность архивов и архивных фондов. Доклады и сообщения на Всесоюзной научно-практической конференции. 30 ноября - 1 декабря 1999 г. М.,2000. Всероссийская научно-практическая конференция «Информационные технологии в архивном деле» 14-15 декабря 2001 г.//Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба. 2001. № 30-31. С.146-151. Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М., 2002. Помимо баз данных, названных в программе информатизации архивного дела, планировалось создать БД по материально-техническому обеспечению архивной отрасли, а также базы данных о местах захоронения военнопленных периода второй мировой войны (по документам ГАРФ, РГВА, ЦХИДК). (Федеральная целевая программа «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ». Утверждена Правительством 19 июня 1996 г. Подпрограмма «Развитие архивного дела». СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 9863.) Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба РФ. 1999. № 23. С.33. Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба РФ. 2000. № 26. Перечень работ по реализации подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)» на 2003 и 2004 год. Приложение к приказу Росархива (www.rusarchives.ru). Работа по программе продолжается и после реорганизации управления архивным делом, однако участникам программы необходимо заключить дополнительное соглашение. В данном разделе предусмотрены работы по оснащению архивов компьютерным оборудованием и лицензионным программным обеспечением; дополнительному оснащению средствами телекоммуникаций и компьютерной техникой с повышенным объемом памяти с целью поэтапного ввода автоматизированной системы централизованного государственного учета документов АФ РФ; созданию и ведению сайтов архивных учреждений и сайта «Архивы России», разработке тематических БД в архивах. В других разделах программы предусмотрены работы по ведению «Книг памяти», созданию баз данных по техническому оснащению архивов и по составу и срокам хранения документов; научно-исследовательская работа по проблемам публикации и защиты документов в электронном виде, нормативному регулированию электронного документооборота, экспертизе ценности электронных документов федеральных органов власти, экспериментальной разработке автоматизированных систем учета и движения документов ГА РФ и РГАЭ. Текст программы см.: http://www.e-russia.ru/program/ Под «электронным правительством» имеются в виду не разрозненные сайты администрации Президента РФ, Государственной Думы, Совета Федерации, Правительства, федеральных министерств, которые имеются сейчас в сети, а портал, который с помощью перекрестных ссылок и специальных сервисных модулей объединял бы в единое целое ресурсы всех ведомств и ресурсы органов федерального, регионального, муниципального уровня. Кроме того, концепция «электронного правительства» должна предусматривать «обратную связь» с гражданами, то есть механизм оценки эффективности деятельности органов власти с помощью электронных технологий. Гурвич В. План ГОЭЛРО. Но электронный// Российская газета. 2002. № 121. Http://www.e-rus.org/articles/text_programm_1.shtml Росту безбумажного документооборота должно предшествовать правовое урегулирование вопросов юридической силы ЭД, для чего помимо закона «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) разработаны законопроекты «Об электронном документе», «О документационном обеспечении управленческой деятельности». Использование электронной цифровой подписи в этой сфере регламентируется законом «Об электронной торговле» (2002 г.). Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы?//Отечественные архивы. 2002. № 5. С.5-19. Электронная Россия. Специальный проект Национальной информационной службы "Страна.Ru". М., 2001.http://www.e-russia.ru/program/
Положение о Федеральном архивном агентстве. Утверждено постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290. //www.rusarchives.ru/branch/rosarchive/poloj_faa.shtml Первоначально – Отдел организации научно-методической работы и информатизации (с ЦФК). Положение об экспертной комиссии по автоматизированным архивным технологиям ГАС РФ. М., 1994. Временное положение о центре информационных технологий Федеральной архивной службы России//Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2001. № 32/33. С.77. Приказ Федеральной архивной службы «Об информационной поддержке сайта «Архивы России». 25 мая 2001.// Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2001. № 32/33. С.74. Вестник архивиста. 2000. № 3-4; С.158-167; № 5-6, С.64-97. Вестник архивиста. 2002. № 1. С.272-278. Вестник архивиста. 2003. №.1. С.197-203. Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2003. № 38/39. С.37. Информационно-методический бюллетень /Управление архивами Свердловской области. 2001. № 14. С.8-9. Программа развития архивного дела в Удмурдской республике (1998-2000 г.)/Комитет по делам архивов УР. Ижевск, 1998. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10449. С.32. Хранители истории. Государственной архивной службе Республики Марий-Эл – 80 лет. Йошкар-Ола, 2001. С. 105. Архивы республики Алтай. Информационно-методический бюллетень. 2001. № 11. Затраты в данном случае указываются по всем статьям финансирования, а не только на информатизацию архивного дела. Программа развития архивного дела в Республике Алтай. Утверждена постановлением Правительства Республики Алтай 6 декабря 1993 г.//Там же. 1995. № 1. В ГАНО ведется БД «Фотодокументы», в которую помимо аннотаций включены к 2002 г. 1044 изображения фотодокумента (Новосибирский архивный вестник. 2002. № 10. С.13.) С 2001 г. архив перешел на программу «Архивный фонд». Постановление главы администрации Новосибирской области «Об областной целевой программе «Сохранение архивного фонда и развитие архивного дела в Новосибирской области». На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10069. Новосибирский архивный вестник. 2000. № 6. С.31-32. Из выступлений участников расширенного заседания Коллегии Росархива// Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.67. Информационный бюллетень/Управление по делам архивов Амурской области; ГА АО. Благовещенск, 2003. № 51. С.9. Информационно-методический бюллетень / Управление архивами Свердловской области. 2001. № 13. С. 49. В основных направлениях запланированы показатели учетных и поисковых баз данных. Информационный бюллетень/ Администрация Томской области. Томск.1994. №1. С.27-33. Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и значение автоматизированных архивных технологий в деятельности архивных учреждений и перспективы их развития»/ Комитет по делам архивов; Администрация Пермской области; Государственный архив Пермской области. Пермь, 1996. С. 30. Там же. С. 17-18. Вестник архивиста. 1997. № 2. С. 54. В Вологодской области была разработана областная целевая программа автоматизации архивных технологий в муниципальных архивах на 2000-2001 гг. (Вологодские архивы: проблемы, поиски, перспективы. Информационный бюллетень. Вологда. 2001. № 4. С.53). Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы?// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.19. Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2000. № 27/28. Развитие архивного дела в центральном районе РФ в 1991 –2000 г. Аналитический обзор. Мосгорархив. М., 2002. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10 780. Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2000. № 26. Информационно-методический бюллетень ЗНМС архивных учреждений Поволжья. Самара, 2000. Вып.14. Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.60. Приказ федеральной архивной службы об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. 23 октября 2000. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10577. Архивы решают проблему по-разному. С одной стороны, стремятся внедрить собственные разработки. Например, в государственном архиве Пермской области большинство программ разработано специалистами отдела ААТ и ИПС Н.В.Ренцовой и С.В.Костаревым, хотя применялись и разработки ВНИИДАД. В Информцентре Мосгорахива часть программ создается программистами центра, но наиболее сложная интегрированная система «Учет архивного фонда» создана по техническому заданию архивистов инженерно-внедренческой фирмой «Инсофт» (Москва). Архивы, которым не по карману услуги софтверных фирм, обращаются к ВУЗам. Так, например, Омский областной архив совместно с кафедрой математического моделирования государственного университета Омской области разработал программный комплекс по формированию полнотекстовых БД. (Мироненко Е.М. Госархив Омской области// Отечественные архивы. 2003. № 1. С.28.) Например, ЦДНИ Удмурдской Республики передает на безвозмездной основе разработанные им программы архивам регионов России, в то же время в ЦДНИ установлена программа «Учет источников комплектования», разработанная в ЦГА УР. (Губайдуллин Р.М. Автоматизированные технологии в региональных архивах. Центр документации новейшей истории Удмурдской Республики// Отечественные архивы. 2003. № 1. С.25.) Добрушкина Н.И. Илизаров Б.С. Новая идеология информационно-поисковой системы по документам архивов// Архивы образа и звука. М.: Центр документации «Народный архив», 1996. С.41-53. Шувалова Л.А. Ренцова Н.В.О компьютерных программах госархива Пермской области//Отечественные архивы. 2000. № 6. С.69-73. Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и значение автоматизированных архивных технологий в деятельности научных архивных учреждений и перспективы их развития» /Комитет по делам архивов Пермской области. Пермь, 1996. С.16. Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ// Отечественные архивы. 1994. № 2.С. 105. Киселев И.Н. Информационная система архива: модель и воплощение// Отечественные архивы. 1997. № 6.С. 28-35. Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)//Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20. Горенек Т.Н. Автоматизированные технологи: Московские архивы определяют стратегию// Круг идей: новые архивные технологии. М.,1996. С.53-54. Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20-26. Котлова Т.Н. Актуальные проблемы создания и функционирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы ГА РФ // ГА РФ: 10 лет работы. Сб. статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн, 2002. С.195, 199. См. подробнее Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. № 11, 12. Максимальный размер поля для большинства СУБД. Шувалова Л.А. Основные принципы постановки задач для разработки компьютерных программ//Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып. 2. Т.2. С.151. Существуют государственные стандарты, регламентирующие постановку задачи (ГОСТ 19.101-77, ГОСТ 19.002-80, ГОСТ 19.003-80 Единой системы программной документации). Но поскольку они очень сложны, в ГАПО создана памятка для архивистов «Основные принципы постановки компьютерных задач». Например, архивная база данных налогового управления США охраняется более тщательно, чем золотой запас страны (в форте Нокс). И, вместе с тем, стопроцентно гарантировать неприкосновенность информации невозможно. Например, информацию можно считать дистанционно по излучению монитора или колебанию оконных стекол. Залаев Г.З. Влияние информационных технологий на безопасность архивных документов//Доклады и сообщения на Всероссийской конференции «Безопасность архивов и архивных фондов» 30 ноября 1999 г. М., 2000. С.74-78. Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.71. Семенова Ю.В. Компьютеризация ГА РФ: проблемы качественного роста//ГА РФ: 10 лет работы. Сб.статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн, 2002. С.192. Семенова Ю.В. Компьютеризация ГА РФ: проблемы качественного роста//ГА РФ: 10 лет работы. Сб.статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн,2002. С.192; Отечественные архивы. 2000. № 6. С.73. Положение об отделе информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий государственного архива Республики Алтай. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. На правах рукописи. № 9688. Быстродействие процессора, оперативная память, впоследствии – объем жесткого диска. Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986-2002 гг.)//Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20. Горенек Т.Н. Автоматизированные технологи: Московские архивы определяют стратегию//Круг идей: новые архивные технологии. М.,1996. С.53-54 Развитие архивного дела в центральном районе РФ в 1991 –2000 г. Аналитический обзор. Мосгорархив. М.,2002. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10 780. Башкир Б.С. Микрофильмирование, оцифровка, фотофиксация архивного документа// Архивный вестник зонального научно-методического Совета центр района России. 2002. Вып. 6. С. 167. Отечественные архивы. 1994. № 2. С.105. Из выступления С.В. Мироненко на расширенном заседании коллегии Росархива// Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.53. Семенова Ю.В. Компьютеризация ГА РФ: проблемы качественного роста//ГА РФ: 10 лет работы. Сб.статей/ Ред. кол.: С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн,2002. С.184. Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и значение автоматизированных архивных технологий в деятельности научных архивных учреждений и перспективы их развития» /Комитет по делам архивов Пермской области. Пермь, 1996. С.10-11. Губайдуллин Р.М. Автоматизированные технологии в региональных архивах. Центр документации новейшей истории Удмурдской Республики// Отечественные архивы. 2003. № 1. С.24. О компьютерных программах госархива Пермской области//Отечественные архивы. 2000. № 6. С.70. Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2002. № 34. С.32. Киселев И.Н. Волкова И.В. Нежданова О.Ю. Современное состояние и перспективы развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов// Отечественные архивы. 2000. № 5. С. 23. Компактные оптические диски (КОД) – цифровая звуковая система, состоящая из отражающего оптического диска с предварительной записанной в цифровом виде звуковой информацией и оптического устройства воспроизведения (ГОСТ 27677-88 Система цифровая звуковая «компакт-диски. Параметры). Оптические носители имеют ряд преимуществ перед магнитными носителями информации. Они не требуют особых условий хранения, имеют высокую плотность записи, высокое качество и надежность записи, возможность мгновенного воспроизведения на компьютере (в отличие от МЛ). Объем информации на кассете с магнитной лентой – 500 MB; на СD-ROM - 650-750 MB, на оптических дисках класса WORM – 230 MB –6,5 GB; DVD-ROM – 1-5 GB. Однако надежность оптических носителей информации значительно выше. Так, на CD-ROM «Коdак»; «YAMAHA»; «Apogee», которые используют Мосгорархив и РГА НТД гарантия фирмы составляет 50, 100 и даже 200 лет. Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности// Вестник архивиста. 1998. № 1. С. 120. Ходаковский Н.И. Мультимедиа в исторической науке и архивном деле// Там же. 1998. № 1. С. 121. В данной СУБД создана интегрированная система ГАПО «Госархив». О постановке задачи см. подробнее лекцию 2. См. Лекцию 2. См. там же. Нам удалось найти сведения о наличии собственных разработок ААТ в 101 государственном архиве, 7 отделах рукописей музеев, библиотек, архивах РАН, отраслевых депозитарных фондах и архивах общественных организаций. В это число не входят архивы, применяющие общеотраслевые базы данных и стандартные пакеты типа Бухгалтерия 1С. Речь и идет о собственных разработках архивов. Горенёк Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20. Ткаченко Н.А. Разработка АИС «Архив организации»// Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М.,2002. С.229. Горенёк Т.Н. Указ соч. // Отечественные архивы. 2002. № 5. С.23. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций. Метод. рекомендации.-М.,-1997.-58 с. В электроном виде распространяется и «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России.» (М., 1998). Основные направления развития архивного дела на 2003 г.//Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2003. № 38-39. С.66. Жигунов В.М. Система определения критериев экспертизы ценности электронных научных и технических документов и ее роль в формировании ретроспективной документальной базы исследований и прикладных разработок//Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002 г. Барулин Ю.Н. К вопросу о создании БД научно-технической документации//Там же. С. 222. Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГAЭ// Отечественные архивы. 1994. № 2. С.104-106. Шувалова Л.А. Ренцова Н.В. О компьютерных программах Госархива Пермской области//Отечественные архивы. 2000. № 6. С.69-73. Губайдуллин Р.М. Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики//Отечественные архивы. 2003. № 1. С.24-29. Кочеткова З.И. Ведение БД по учету в ЦАОДМ// Отечественные архивы. 1998. № 2. С.39- 42. Первоначально – Отдел организации научно-методической работы и информатизации (с ЦФК); с апреля 2004 г. – отдел обеспечения сохранности, учета, автоматизированных архивных технологий. Руководство пользователя программы "Архивный фонд" (3 версия) /Росархив. М.,2001. С. 2. Например, перечень фондов в наличии, перечень присоединенных, утраченных, секретных фондов и др. Например, перечень описей по личному составу; перечень описей, содержащих неисправимо поврежденные дела; описей, документы которых подлежат реставрации; переплету; дезинфекции; дезинсекции; содержащих затухающие тексты; содержащих научную, проектную, патентную документацию. Неисправимо поврежденных, нуждающихся в дезинфекции, дезинсекции, реставрации и др. Справка о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (Сайт «Архивы России» http://rusarchives.ru/news/spr_sacgyd.shtml#vv) Руководство пользователя программного комплекса “Фондовый каталог” /Росархив. М.,1997. С. 2. Там же. С. 8. Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба России. 2003. № 38-39. С.51. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Утвержден приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11. П.2.3. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Приложение к приказу Росархива № 64 от 23.10.2000 г. Например, в Мосгорархиве, где ведется своя программа «Учет фондов», с 2002 г. данные в электронном формате направляются в Росархив для использования их в программных комплексах «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». Архивисты ГАПО считали, что внедрение второй версии программы «Архивный фонд» будет для них шагом назад (шесть лет работы) из-за информационно-поисковых возможностей системы - программа «Госархив» позволяла осуществить описание на трех уровнях (фонда, описи и дела), в то время как вторая версия «АФ» только на уровне фонда и описи. Однако они не отрицали, что передача сведений в фондовые каталоги должна осуществляться в едином электронном формате (Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып. 2. Т.2. С. 211.) Автоматизированный учет, реализованный в среде Оrасlе (сетевой режим), действует в семи центральных архивах Москвы. В десяти архивах кадровой документации работает версия под Visual FохРго 6.0 (локальный режим), и необходимая информация по оптоволоконным каналам связи ежедневно передается на центральный сервер. (Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.21). Впрочем, использование такого ПО возможно только при условии наличия у архива достаточно мощной компьютерной техники. К тому же Oracle - дорогостоящее ПО. Поэтому создавать на его основе программы для всей отрасли не представлялось возможным. Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков. (Регламент государственного реестра уникальных документов архивного фонда РФ. Утвержден приказом Росархива № 75 от 09.10.2001. Одобрен коллегией Федеральной архивной службы России. Протокол № 2 от 27.01.2000. П. 1.5.) Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2001. № 32-33. С.184. Залаев Г.З. Некоторые вопросы технологии оцифрования в архивном деле//Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и значение автоматизированных архивных технологий в деятельности научных архивных учреждений и перспективы их развития/Комитет по делам архивов администрации Пермской области. Пермь, 1996. С.8. Малышев М.И. Балакирев А.Н. Создание страхового фонда фотодокументов на оптических дисках: Тезисы доклада. ВНИИДАД. ОЦНТИ. СИФ № 10200. Л. 5. На правах рукописи. Белоконь Е.А. Пружинин А.В. К вопросу о создании электронных копий архивных исторических источников// Вестник архивиста. 1993. N 6. C. 100-102. Шувалова Л.А. Результаты разработки технологического регламента для оцифрования документов// Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып. 2. Т.2. С. 214-218. Архивный вестник зонального научно-методического совета центрального района России. 2002. Вып. 6. С. 175. Оптические диски и их использование в архивах. М.,1993. С.23-24. Башкир Б.С. Микрофильмирование, оцифровка, фотофиксация архивного документа//Архивный вестник зонального научно-методического совета центрального района России. 2002. Вып. 6. С. 167. Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2001. № 32-33. С. 186. Информация сайта ГАРФ http://garf.narod.ru/news_arh.htm Основные правила работы государственных архивов Итоги развития архивного дела в первом полугодии 2002 г.//Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2002. № 37. С. 51. Ларина В.Г. Единый классификатор документной информации - важнейший элемент информатизации архивной отрасли// Отечественные архивы. 2002. № 1. С.8-14. Мельтюхов М.И. Томан Т.Б. Из опыта разработки баз данных по материалам высших органов ВКП (б) в период второй мировой войны// Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М.,2002. С. 240-244. Михайлов О.А. Новое в поиске в интернете по источникам 2000 года. М.,2001. С.65. #G0Общий международный стандарт описания архивных документов. #G0Утвержден специальной комиссией по стандартам описания. Стокгольм, Швеция, 21-23 января 1993 г. / Междун. совет архивов. Оттава, 1994, International Standard Archival Description, ISAD (G) Формат SGML подходит для архивного описания, так как он является стандартом общего пользования, независим от операционной системы и размера описываемой информации. Еремеев С.Г. Стандарт архивного описания Encoded archival description: история и современное состояние//Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М.,2002. С.223-226. Михайлов О.А. Новое в поиске в интернете по источникам 2000 года. М.,2001. С.61. Составление архивных описей: Методические рекомендации/Росархив; ВНИИДАД. М.,2003. 144 с. Http://rgantd.ru/ http://rgantd.ru/ Например, «Документы личного происхождения в Архивных учреждениях Северо-западного федерального округа Российской Федерации». Справочник. СПб.: ЦГАЛИ, 2002 (http://www.rusarchives.ru/guide/lf_sz/index.shtml). Три путеводителя в текстовом формате (архив rar или zip). Российский государственный архив литературы и искусства: Путеводитель по архиву/ Russian State Archive of Literature and Art: The Complete Archive Guide/ Russisches Staatsarchiv fur Literatur und Kunst-Voll-Standiger Archivfuhrer / Сост. К. Б. Вашик, Н. Б. Волкова. Ред. К. Б. Вашик, Н. Б. Волкова. Munich: K. G. Saur, 1996. Издание на CD-ROM. [РГАЛИ; Lotman Institute of Russian and Soviet Culture (Bochum, Germany)] Киселев И.Н., Волкова И.В., Нежданова О.Ю. Современное состояние и перспективы развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов //Отечественные архивы. 2000. № 5. С.23.; Боброва Е.В. Архивный гипертекстовый справочник в Рунете: опыт и перспективы //Отечественные архивы. 2003. № 1. С.17. Евразийский востоковедческий сервер.http://www.orient.ru/resour/psd/index.htm Ttp://www.ic.omskreg.ru/~archive/cgi-bin/arc.cgi Http://www.rusarchives.ru/guide/nkpanp/index.shtml Http://www.rusarchives.ru/guide/rgavmf/index.shtml Киселев И.Н., Волкова И.В., Нежданова О.Ю. Указ соч. //Отечественные архивы. 2000. № 5. С.12-24. Основные направления развития архивного дела в РФ в 2003 г.// Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2003. № 38-39. С. 64. Http://archives.karelia.ru/nark/projects/mosaic Версия для интернет: http://niac.natm.ru/arch.nsf/pages/gano_home; http://niac.natm.ru/arch.nsf/pages/ganpino_home Интернет-версия: http://rgantd.ru. Интернет-версия: http://www.photoarchive.spb.ru/photo/index Http://rgantd.ru/ Victory.rusarchives.ru/index.html Интернет-версии: http://www.archiv.ab.ru/map/maps.htm Www.rusarchives.ru/federal/rgakfd/catalog/finddocw.htm Калантарова Н. А. Из опыта работы РГА КФД по созданию электронного каталога кинодокументов//Вестник архивиста. 2000. № 5-6. С.88-90; Бухтаб Ю.А., Калантарова Н.А. Создание электронного каталога на архивные кинодокументы. Выбор ПО и практическое применение. Круглый стол: работа с электронными архивами: состояние и перспективы развития»//Вестник архивиста. 2002. № 1.С. 272. 
Рисунок 17. Карта портала Федеральной архивной службы «Архивы России» (www.rusarchives.ru
). Screen shot.
.
Российской Федерации. М.: Роспэн, 2002. П.7.5.
Помимо архивов, подведомственных Федеральному архивному агентству, в России существуют архивы, действующие на особых основаниях.
Архив внешней политики Российской империи (хранящий документы дипломатического ведомства до 1917 г., г. Москва) и Архив внешней политики Российской Федерации (хранящий документы МИД и его учреждений советского и постсоветского периода, г. Москва), образованные в 1946 г., подчинены Историко-дипломатическому департаменту МИД.
Первый из этих архивов хранит свыше 550 тыс. дел, второй - более 1 млн 300 тыс. дел.
Архив внешней политики Российской империи включает материалы Коллегии иностранных дел (1720-1832 гг.), центральных учреждений МИД Российской империи (1802-1917 гг.), заграничных учреждений внешнеполитического ведомства России (посольств, консульств, миссий и т.д.), различных временных учреждений МИД, комиссий, обществ, личные фонды российских дипломатов. Архив хранит также коллекции микрофильмированных документов из иностранных и российских архивов и микрофильмы трофейных архивов, возвращенных в разные годы советским правительством их законным владельцам. В 1995 г. впервые был издан путеводитель по этому архиву .
Архив внешней политики Российской Федерации хранит международные договорные акты, фонды центральных учреждений Народного комиссариата иностранных дел (НКИД), а затем МИД РСФСР и СССР, в том числе фонды секретариатов наркомов (министров), их заместителей, членов коллегии НКИД (МИД), фонды центральных учреждений (департаментов, референтур) по конкретным странам и группам государств, с которыми РСФСР и СССР поддерживали дипломатические и торговые отношения, фонды посольств, а также представительств при различных международных организациях (например, ООН ), фонды международных совещаний и конференций, включающие как документы советских (российских) делегаций, так и официальные документы этих конференций и совещаний, фонды личного происхождения.
Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО, г. Подольск Московской области) является одним из крупнейших архивохранилищ страны. Он был основан в 1936 г. как отдел архивов Народного комиссариата обороны СССР. Архив подчинен Архивной службе Вооруженных Сил Российской Федерации и относится к числу подразделений истории, культуры и воинского воспитания Министерства обороны. В 1992 г. был сформирован филиал ЦАМО в г. Пугачеве Саратовской области.
Архив содержит около 90 000 фондов, включающих 18 600 000 ед. хр.:
- - материалы военных учреждений и соединений по истории Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., в том числе наградные документы (приказы о награждении и наградные листы), личные дела офицеров и генералов;
- - картотеку потерь сержантского и рядового состава, картотеку находившихся в плену и освобожденных советскими войсками, картотеки персонального учета офицерского и генеральского состава, потерь офицерского и генеральского состава, военнопленных офицеров и генералов, погибших в плену; картотеку награжденных орденами и медалями на весь личный состав Красной Армии (включая рядовых и сержантов).
Значительная часть хранящихся в ЦАМО документов времен Великой Отечественной войны до сих пор не рассекречена.
Центральный военно-морской архив Министерства обороны РФ
(ЦВМА МО РФ, г. Гатчина Ленинградской области) хранит аналогичные материалы по советскому флоту за период Великой Отечественной войны.
Архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны (г. Санкт-Петербург) содержит сведения о советских военнослужащих, находившихся во время войны на излечении в госпиталях и других военных медицинских учреждениях.
Российская Академия наук имеет собственную сеть архивов.
Архив РАН был основан еще в 1728 г., т.е. почти одновременно с образованием самой Академии. Его древнейшая часть находится в Санкт- Петербурге. Здесь хранятся документы академических учреждений, а также личные фонды видных ученых (в том числе и не являвшихся членами Академии наук) со второй четверти XVIII в. В 1936 г. в связи с перемещением многих академических учреждений в Москву было образовано отделение академического архива, в котором оказались сосредоточены материалы главным образом позднейшего периода - с середины 1930-х гг. После 1963 г. туда же было переведено управление архивом, а хранилище в Петербурге стало отделением. В настоящее время оно имеет статус Санкт- Петербургского филиала Архива РАН.
С 1933 по 1963 г. в серии «Трудов» этого архива было издано пять томов обозрений хранящихся в нем материалов. Обозрения включают краткие сведения по истории фондообразователей, о составе и объеме материалов. По личным фондам приводятся перечни основных корреспондентов. Все тома снабжены именными, предметными и географическими указателями. В первом томе опубликован очерк истории архива. Пятый том содержит полный список «Трудов» и «Указатель обозрений личных фондов и разрядов (коллекций), напечатанных в “Трудах” Архива АН СССР».
Кроме центрального архива, существуют архивы филиалов РАН, а также архивы центральных научно-исследовательских учреждений. К числу последних принадлежат, например, Рукописный отдел Института русской литературы (Пушкинского дома) и Архив Санкт-Петербургского института истории РАН. В основу этого архива легли три основных комплекса документов: собрание Археографической комиссии, учрежденной в 1837 г.; материалы Рукописного отдела Библиотеки Академии наук, переданные ему в 1931 - 1932 гг., и коллекция отечественных и западноевропейских источников, собранная Н. П. Лихачевым. Архив Института истории насчитывает несколько сотен тыс. ед. хр. документов местных учреждений России XVI-XIX вв. (Астраханской приказной палаты, Походной канцелярии кн. А. Д. Меншикова и др.), монастырей, архиерейских домов и церквей, поместно-вотчинных и личных фондов (в частности, гр. Воронцовых), а также ценнейших документов по истории западноевропейского феодализма.
Академические учреждения имеют «действующие» архивы, в которых временно хранятся материалы, образующиеся в процессе их деятельности, до сдачи в общеакадемические архивы.
Депозитарное хранение документов АФ РФ, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых утверждается Правительством РФ.
Наряду с уже упомянутыми МИД и Министерством обороны, это - МВД, Служба внешней разведки, ФСБ, Федеральная служба охраны Российской Федерации, Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков, Федеральная служба исполнения наказаний, Федеральная миграционная служба, Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом», ОАО «Роскартография», Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации - Мировой центр данных», Федеральное государственное унитарное научно-производственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд», Федеральное государственное унитарное предприятие «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия», Федеральное государственное бюджетное учреждение «Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм», Российская академия образования, Российская академия художеств, Российская академия архитектуры и строительных наук, а также присоединенные ныне к РАН Российская академия сельскохозяйственных наук и Российская академия медицинских наук.
Хранение документов, входящих по своему значению в АФ РФ, в ведомственных архивах министерств и федеральных службах, осуществляющих деятельность в области внешней политики, безопасности государства и охраны общественного порядка, осуществлялось, по понятным соображениям, и в советское время, но зачастую не было специально узаконено. В настоящее время оно конституировано Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 и Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 и дополнениями к нему.
Так называемые отраслевые фонды, также создававшиеся еще в советское время и сосредоточившие документы, содержащие, например, геологическую или гидрометеорологическую информацию, образованы с целью концентрации и эффективного использования документов, имеющих практическое значение для данной отрасли.
Отделы рукописей крупнейших библиотек и исторических музеев также являются хранителями архивных материалов. Как правило, в отделах рукописей хранятся личные фонды, собрания материалов и отдельные документы, поступившие от частных лиц. Материалы государственных учреждений представлены лишь сравнительно случайными документами. По объему хранимых материалов и их широкому тематическому диапазону выделяются отделы рукописей Российской государственной библиотеки (РГБ, г. Москва), Российской национальной библиотеки (РНБ, бывшая Государственная публичная библиотека, г. Санкт-Петербург),
Государственного исторического музея (ГИМ, г. Москва), а также Военно-исторического музея артиллерии , инженерных войск и войск связи (ранее - Артиллерийский исторический музей, г. Санкт-Петербург).
По фондам Отдела рукописей РГБ в 1948 г. издан путеводитель . Он состоит из кратких справок о фондообразователях и характеристик состава и содержания документов, а также указателя личных имен и названий. Сведения о позднейших ежегодных поступлениях материалов опубликованы в «Записках Отдела рукописей» . Ценным справочным пособием к материалам Отдела рукописей является «Указатель воспоминаний, дневников и путевых записок XVIII-XIX вв.» , снабженный указателями имен, географических названий, предметным и хронологическим. В 25-м выпуске «Записок Отдела рукописей» опубликована библиография всех его изданий за 1918-1953 гг. - указателей, каталогов, обзоров, описаний и т.п. Библиография снабжена указателем фондов, коллекций и собраний, сведения о которых содержатся в изданиях Отдела рукописей.
Общая характеристика документов, хранящихся в Отделе рукописей РНБ, содержится во многих изданиях, посвященных истории библиотеки. Специально обзору документов посвящены работы Н. Н. Розова и Л. А. Мандрыкиной . Сведения о ежегодных поступлениях новых материалов за 1852-1912 гг. публиковались в «Отчетах» библиотеки, а за последующие годы в «Кратких отчетах о новых поступлениях» в виде отдельных изданий или в составе «Сборников» и «Трудов» библиотеки. Отметим, в частности, «Краткий отчет Рукописного отдела за 1914-1938 гг.» и «Краткий отчет о новых поступлениях за 1939-1946 гг.». Отчеты включают краткие справки о фондообразователях и вновь поступивших материалах и снабжены указателями.
Государственным историческим музеем опубликованы путеводитель по фондам личного происхождения (с указателями) и первая часть общего справочника к материалам рукописного отдела (последнее издание состоит из ряда обзоров документов по темам и характеру источников).
Особенностью архива Артиллерийского исторического музея (образован в 1872 г.) является то, что его основу составляют материалы государственных учреждений, ведавших артиллерией русской армии, - Главного артиллерийского управления Военного министерства и его предшественников с XVII в. и, в основном, до Октябрьской революции. Среди них - документы не только военного и технического характера, но и содержащие данные о деятельности заводов артиллерийского ведомства, о революционном движении рабочих и др. В архиве хранятся также материалы Русского военно-исторического общества. Путеводитель по архиву содержит систематические обзоры фондов и коллекций; он снабжен предметно-тематическим, географическим и именным указателями.
- Архив внешней политики Российской империи: путеводитель. М., 1995. Записки Отдела рукописей [ГБЛ] (Записки OP). Т. 1-50. М., 1938-1995.
Введение
1.1 Обработка дел
1.3 Оформление обложки дела
1.4 Составление описи дела
Заключение
Введение
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько "дней рождения" в зависимости от точки зрения конкретного историка.
С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и "скреплявший" их может считаться первым архивистом.
С появлением системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учёта и использования значительно усовершенствовалась. 16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и "приговоров" правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию " Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить". Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г., " О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР".
После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.
Глава I. Подготовка документов к архивному хранению
1.1 Обработка дел
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как "Совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещённые в одну обложку". Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны храниться ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.
Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.
Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97. "Унифицированная система организационно-распорядительной документации". Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ.
Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Тексты документов пишут на русском языке при направлении их:
в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
1.2 Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля над правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.
Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.
Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.
Третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно, а в крупных учреждениях действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.
Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в "Основных правилах работы ведомственных архивов". ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии (3-5 человек). В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.
Задачи ЭК (ЦЭК):
ведомственный архив дело документ
рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений;
организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу и т.д.
Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утверждённых архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учёт, отчётность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции).
В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные (1, 3, 5, 10, 15 и т.д. лет). Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Для ряда дел по личному составу в перечне указан срок хранения "75 лет ЭКП-в", т.е. предполагается учёт возраста человека, продолжительность хранения такого дела равняется разности 75 лет минус возраст человека.
Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Если в деле обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нём значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от временного. Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истёкшими сроками хранения.
Выделяются 4 группы дел:
постоянного хранения, подлежащие в последующем передачи в государственный архив;
длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет);
подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учёт.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
Предархивная подготовка дел включает две основных операции: оформление и описание дел. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощённое) оформление дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат упрощённому оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования, они остаются на скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются, систематизируются по номенклатуре дел и сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения управления" и "Основных правил работы ведомственных архивов" проводится их полное оформление, которое включает:
перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь;
подшивку или переплёт дела;
нумерацию листов;
составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;
составление внутренней описи документов дела (если это необходимо);
оформление всех реквизитов обложки дела.
1.3 Оформление обложки дела
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак "+" (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
1.4 Составление описи дела
Государственный стандарт "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет опись, как архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учёта и закрепления систематизации".
Опись, таким образом, служит основным учётным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись, их систематизируют, т.е. располагают в строго определённом порядке.
Для учёта документов определённых категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.д.) составляется также внутренняя опись. Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведётся по каждой указанной группе раздельно." Основные правила работы ведомственных архивов" предполагают также составлять отдельные описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные следственные дела, научные отчёты и т.п.) и описи на служебные издания.
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
Прежде чем подшить документы дела, из них удаляются металлические скрепления, вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя, и, в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, бланки форм внутренней описи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом (употребление чернил или цветных карандашей запрещено) или нумератором в верхнем правом углу, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, нумеруется каждый том отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом.
В случае пропуска или нумерации листов одной цифрой, на них ставят номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачёркиваются и всё дело нумеруется заново. В конце дела для учёта количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле.
Формы листа-заверителя не идентичны, но состав информации, вносимый в формы одинаков.
Для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных дел, дел о присуждении учёных степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.д. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течении года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также и делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации.
В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включённых в опись и количество листов описи.
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.
Глава II. Сдача дел в ведомственный архив
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Сдача дел из структурного подразделения в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводится ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная подпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел " центральной службой делопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
В недавно созданных коммерческих фирмах секретарь должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начало будущего архива фирмы.
2.1 Хранение документов в электронной форме
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.
На жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается "имя". Начинаться "имя" должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.
В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.
Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.
Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:
устойчивого электропитания;
резервного копирования;
антивирусной защиты;
профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.
Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.
Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.
Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о О бухгалтерском учете" - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.
Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.
Заключение
Таким образом, завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. От правильности оформления дел и их описи зависит быстрый поиск и использование таких документов. Базы архивов несут в себе большую ценность для страны.
В ходе написания данной курсовой работы мною был рассмотрен порядок обработки и оформления дел, а также порядок их сдачи в ведомственный архив. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. Опись служит основным учётным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
Отдельное внимание было уделено хранению документов в электронном виде в связи переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии. Был рассмотрен вопрос надежности хранения документов в электронной форме и перечислены методы по ее обеспечению, такие как: обеспечение устойчивого электропитания, своевременное резервное копирование, обязательная антивирусная защита, а также профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища.
Список используемой литературы
1. ГОСТ Р 1.5-92 "Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов".М., Издательство стандартов, 2012
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.М., Издательство стандартов, 2011.
Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2012. - 144 с.
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел - Синтез" совместно с ООО "Журнал "Управление персоналом", 2013.
Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е. М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2010. №1. с.79-83.
Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2011. №3. С.87-90.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.М., ВНИИДАД. 2010.
Делопроизводство: Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т. А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2013.
. Делопроизводство на предприятии" - практическое пособие, А.Б. Барихин, М. 2011 г.
Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 20012.
Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2012. №1. С.4.
Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2010. №4. С.32-36.
Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах.М., Государственная архивная служба России, 2009.
Основные правила работы ведомственных архивов. М., 2011.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2013.
Пособие по делопроизводству. Минск. Полымя 2013 г.
Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2010. №2. С.17.
Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.: Проспект, 2011-80 с.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Организационные основы ведомственного хранения документов были заложены в первых декретах Советской власти по архивному делу. Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» содержал принципиально важное положение о том, что архивы правительственных учреждений ликвидируются как ведомственные учреждения, а хранящиеся в них дела образуют Единый государственный архивный фонд. Это означало отмену принципа постоянного хранения дел. В соответствии с декретом, дела необходимые для повседневной работы оставались в помещениях ведомства, но поступали в распоряжение Главного управления архивным делом. Декрет Совета народных комиссаров РСФСР от 31 марта 1919 года «О хранении и уничтожении архивных дел» определял сроки хранения документов в ведомствах, а так же основы экспертизы их ценности. Налаживанию ведомственного хранения документов препятствовало отсутствие действенного контроля со стороны Центрального архивного управления. Возникла необходимость в разработке ведомственных перечней дел, подлежащих постоянному и временному хранению. В первой половине 1930-х гг. архивные учреждения РСФСР приняли меры для налаживания ведомственного хранения документов низовых организаций, особенно колхозов и совхозов. 5 февраля 1936 г. было принято постановление ЦИК и СНК СССР «Об упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и других центральных учреждениях СССР», которое окончательно определило статус ведомственных архивов, заложило основы современной системы организации ведомственного хранения документов. В этом постановлении был определен состав документов ведомственного архива; организационно-правовое положение ведомственных архивов: отдел в составе народного комиссариата. Все наркоматы и ведомства в обязательном порядке должны были пересмотреть состав архивов, изъять документы с истекшими сроками хранения, разработать перечни дел, не подлежащие дальнейшему хранению, оснастить архивы необходимыми техническими средствами и помещениями. К началу Великой Отечественной войны сложилась довольно обширная сеть объединенных ведомственных архивов, охватившая различные категории учреждений, предприятий и организаций. В Положении о Государственном архивном фонде СССР от 29 марта 1941 г. сохранялась сложившаяся разновидность ведомственных архивов: архив учреждения и объединенный архив, с наделением их функции контроля за архивной частью делопроизводства и постановкой архивного дела как в учреждении, так и в подведомственных ему организациях. В годы Великой отечественной войны архивы учреждений сильно пострадали, задержалось развитие их сети. Проходившая в конце 50–60-х гг. XX в. перестройка, в ходе которой комплектование и экспертиза ценности документов стали активной функцией государственных архивов, оказала положительное воздействие на организацию ведомственных архивов.